Mở chức năng Global default trong Explore, sẽ thấy ERP để mặc định 1 công ty nào đó. Khi thao tác nhiều tại 1 công ty A, sửa lại Company default ⇒ công ty A tạiGlobaldefault để hệ thống tự nhảy. Khi thao tác tại công ty khác thì sửa lại Global default cho đúng. Sau đó logout và login lại để cập nhật trạng thái mới. Cũng như vậy, có thể sửa lại thời gian default tại đây để khi tìm dữ liệu trong khoảng ngắn hơn. ( VD chốt báo cáo hết 31/12/2018 thì sửa time default từ 01/01/2019 để khi tìm kiếm các dữ liệu sẽ chỉ xuất hiện từ đó, bớt thao tác tìm, kéo).

Khi thực hiện các bút toán tương tự nhau, thì có thể mở lại bút toán đó, chọn Duplicate trong Menu (góc phải bên trên ERP) để tiết kiệm thời gian gõ các thông tin. Sửa lại Time, amount là OK. Lưu ý: Nếu Duplicate từ 1 tác vụ đã cancel trước đó thì ERP sẽ mặc định nhớ các tính chất của các chứng từ trước đó. VD: Cancel 1 invoice trước đó, cancel payment cho invoice đó rồi lại Duplicate từ Payment đã cancel đó thì hệ thống sẽ vẫn pay cho Invoice đã bị cancel dẫn đến 1 số sai lệch. Do vậy, cần Payment từ bút toán mới. Ví dụ:

Khi Claim 1 chi phí, ERP sẽ liệt kê các khoản tạm ứng trước đó của nhân viên. Hệ thống không cho phép claim vượt quá tổng số đang tạm ứng, nên sẽ không lưu được và hiện thông báo:

Muốn lưu expense claim, tích vào advance payment bên dưới để delete.

Ngoài ra, để tạm ứng cho nhân viên, phải vào từ Human Resource ⇒ Employee advance, sau đó mới Make payment từ đây, thì hệ thống mới theo dõi khoản này mỗi khi làm Expense claim. (Nếu chỉ chuyển tiền trực tiếp từ Payment entry thì hệ thống sẽ không có theo dõi):

Note: Do tài khoản Advance thực chất là Tài sản của công ty, theo mặc định là thuộc đầu 1, nhưng hiện tại Boss setup đầu 234 tại VNS, nên tại ô Advance Account sẽ không chọn được tài khoản này, mà phải paste nguyên tên tài khoản vào.

Do trong ERP có nhiều đơn vị tiền tệ (Currency) và việc đổi từ đồng tiền này sang đồng tiền khác bị lẻ nên khi thao tác 1 Purchase invoice, có thể gặp trường hợp như sau: Dẫn đến khi Pay, giá trị pay sẽ cao hơn (Làm sai lệch tài khoản tiền) hoặc thấp hơn gía trị invoice (Làm Invoice đã Pay rồi nhưng vẫn hiện Overdue). Muốn sửa, nhấn vào Disable Rounded Total để hệ thống không làm tròn nữa. Nếu vẫn không được, click vào Additional Discount, bỏ chọn Grand Total.

Trong các giao dịch của hệ thống các công ty, thường thấy giao dịch đổi tiền từ đồng tiền này qua đồng tiền khác qua 1 bên trung gian, hoặc khách hàng nhờ 1 bên trung gian thanh toán bằng 1 loại currency nào đó (để thuận tiện cho công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí). Cần lưu ý khi thực hiện Journal entry phải thêm 1 row để balance do chênh lệch tỷ giá này.

Ta có thể điều chỉnh tỷ giá hiện tại vị trí như trong hình: Làm như vậy sẽ không phải thêm 1 dòng Exchange Gain/Loss để cân Journal này. Song hệ ERP sẽ vẫn tính trên cơ sở tỷ giá đã set tại thời điểm gần nhất trước đó, dẫn tới việc ta thấy 1 tài khoản có giá trị A USD nhưng quy ra cedi lại khác với (A x tỷ giá), đó là vì trong đó đã bao gồm cả lãi hoặc lỗ tỷ giá. Cần cân bằng 1 bút toán sau này, có thể để đến cuối năm. VD: 12,635$ x 5.3 # 71,926.4 cedi ( Do đã bao gồm lãi/lỗ tỷ giá của các giao dịch trước đó)

VD1: Có thể nói tỷ giá là điểm yếu của ERP. VD:Thái Khang thanh toán 30,000$ tiền hàng (Gồm tiền nợ cũ và ứng trước), tỷ giá $/GHS=5.3. Tuy nhiên, 1 số invoice cũ lại có tỷ giá cũ = 4.92. Dẫn đến trên bút toán payment, Phần Unlocated amount sẽ bị sai số. Và trên Chart of account công nợ giữa 2 bên sẽ không đúng nữa:

Nguyên tắc: Nhận tỷ giá nào thì khi trả cũng để tỷ giá đó, và thêm 1 dòng Exchange Profit/Loss để ghi nhận. Việc để tỷ giá tại 2 thời điểm khác nhau, sẽ làm phần chênh lệch hiện ra khi 1 đồng tiền pay hết. ( Sẽ không gây chú ý để phát hiện khi vẫn còn cả 2 ngoại tệ).

Cách fix:

1. Sửa lại invoice có tỷ giá mới về bằng tỷ giá cũ
2. Tách phần thanh toán của khách làm 2 phần: 1 phần đúng bằng tổng các invoice để đối trừ hết, phần còn lại làm 1 payment mới thanh toán với tỷ giá hiện tại.
3. Làm 1 Journal entry khi đổi tiền từ $ ⇒ GHS:

VD2: Ngày 1/1 tạo PO (EUR) với currency là 1.1, đến 14/12 chuyển PO thành PI, khi này dự án close với ex tại thời điểm đó là 1.2, việc này dẫn tới chênh lệch Profit hiện trên ERP với Commission thực trừ đối với khách hàng.

Cách fix: - Tạo 1 Journal entry ghi nhận sự chênh lệch vào tài khoản 605-Exchange Gain and Loss, chú ý gắn với Project đó, để khi tra báo cáo Profit & Loss sẽ trả về kết quả cuối cùng.

Vì 1 lý do nào đó mà supplier trả lại mình tiền do không thực hiện dịch vụ, 1 phần hoặc tất cả, thì phải ghi nhận một Negative Invoice (hoặc hủy invoice cũ nếu không thực hiện hết) trước khi nhận thanh toán. Nếu không, hệ thống sẽ không cho ghi nhận bút toán này. Xem chi tiết hơn tại mục Debit Note, Credit Note bên dưới.

Có 1 số trường hợp nhận hộ tiền cuả khách, mặc dù không thực hiện bằng Payment entry được, nhưng hoàn toàn có thể thực hiện bằng Journal entry, chỉ cần điền đúng Party thì vẫn được.

Chú ý: Trường hợp đã ứng trước cho khách, sau 1 thời gian khách trả lại cũng làm Journal như trên, nhưng hệ thống lại không đối trừ giữa advance và Journal(Công nợ cuối cùng thì vẫn đúng), Nên sau này khi Pay cho khách thì vẫn hiện ra Allocated amount bằng với số trên ⇒ Cần phải Pay giá trị này đi, hệ thống sẽ hiểu là hết công nợ, số dư còn lại tự động được cộng với số đã advance cũ

Đây là 1 trường hợp rất hay gặp do việc thanh toán phải thông qua nhiều ngân hàng trung gian. Khi về tài khoản RKI thì đã bị trừ phí. Dẫn đến trên sổ sách Sale Invoice vẫn hiện Unpaid. Về mặt dòng tiền, Nếu ghi nhận đủ thì RKI có thể trích giá trị này (phí chuyển thiếu) từ TK 120.2 sang 120.1 khi tính commission. Nếu ghi nhận thiếu thì không phải trích nữa. Để xử lý việc sổ sách vẫn treo công nợ, làm như sau:

1. Làm payment entry, coi như Customer trả, thu nốt số tiền trên để hết công nợ
2. Vì thực chất TK 120.2 không thay đối, nên tạo 1 Invoice = Khoản Phí ( VD:40$) rồi thực hiện Pay từ 120.2 cho Invoice đó. Tại Invoice vẫn điền các thông tin của Project đó.
3. Khi tính commission, nếu ghi nhận đủ tiền của Mitas trên bảng của họ, thì cộng thêm 40$ vào commisison. Nếu ghi số thực nhận, thì chỉ trừ CMS thực.

Lưu ý: Do có thêm 1 invoice nên Margin của Project trên ERP sẽ gỉam so với cách tính thông thường. Ta vẫn ghi nhận Margin ban đầu khi trích xuất tiền từ 120.2⇒120.1.

Lưu ý do Mitas-RKI vẫn nhập theo giá trị đúng, nên CMS ERP tính sẽ = CMS thực - phí chuyển thiếu

Có nhiều trường hợp sau khi lập Invoice giữa RKI và Mitas có điều chỉnh giá, làm giảm giá trị các Invoice của Mitas-RKI. Có 2 cách điều chỉnh:

1. Xóa Invoice sai, làm lại invoice mới. Cách này chỉ nên thực hiện khi chưa có các Payment vì nếu không sẽ phải xóa nhiều entry 1 lúc.
2. Tạo Debit Note hoặc Credit Note:
   1. Nếu Purchase invoice đúng có giá trị thấp hơn: Vào đúng Invoice cần sửa ⇒Make ⇒ Return/Debit Note ⇒ Điền giá trị thay đổi và lưu lại. ( Các thông tin project giữ nguyên). Hệ thống sẽ hiểu Giá trị Invoice cũ giảm đi 1 lượng đúng bằng Debit Note này.
   2. Nếu Sale Invoice đúng có giá trị thấp hơn: Hoàn toàn tương tự.

* Lưu ý đối với các mặt hàng có update stock: Mặc dù không tích vào ô Update Stock thì sẽ lưu được, nhưng phát sinh vấn đề là sau khi lưu, do hàng đã bán, nên sẽ ERP sẽ auto change đầu tài khoản từ Wood Cost thành 280 - Stock Received (USD) - RKI, sẽ làm báo cáo không cân.

Do vậy, theo em khi giảm hàng Update Stock, nên thực hiện Journal:

Đối với mặt hàng gỗ hiện tại đang theo dõi lưu kho, do đó khi làm Sale Invoice bán cho container nào thì phải update stock lấy từ kho có sẵn. Đôi khi, ta đã chọn Stock đầy đủ tương ứng với Serial trong Purchase Invoice nhưng lại không lưu được Invoice và nhận được thông báo:

Đó là vì ngày của Sale invoice đang để sau ngày của Purchase ⇒ Không có hàng trong kho tại thời điểm đó. Thậm chí, ERP còn tính đến giờ. Giờ làm Sale

Vấn đề phát sinh: Nhân sự của công ty này nhưng lại hoạt động tại công ty khác, đem lại doanh thu cho công ty đó, nhưng chi phí lương vẫn đang ghi nhận tại công ty cũ. Điều này làm sai lệch đi kết quả kinh doanh của các công ty. Xử lý vấn đề này có 2 cách:

1. Ghi nhận Intercompany cho các công ty nợ nhau khoản đúng bằng lương phải trả cho nhân viên đó.

2. Ghi nhận công ty này thuê dịch vụ của công ty kia (dưới hình thức thuê nhân lực). Tạo các Purchase invoice & Sales Invoice tương ứng. Mặc dù vậy cũng không có khoản chuyển tiền nào để pay các invoice này, mà sau này, nếu có chuyển tiền thật, thì sẽ ngầm hiểu là bao gồm invoice này rồi.

Việc ghi nhận các công ty trọng hệ thống nợ nhau, không có nghĩa là việc chuyển tiền để trả nợ giữa các công ty thực sự diễn ra. Do vậy, đến cuối năm, cần làm các bút toán đưa các khoản nợ này về đơn giản nhất. (Sẽ wiki lại bút toán khi thực hiện)