Các ví dụ điển hình của Journal Entry, Intercompany Entry, Payment Entry

- Trường hợp 1 (Payment Entry điển hình): Thái Khang thanh toán 30k USD cho Mitas tại Việt Nam, Dubai trả sang cho Uganda đúng 30k

• Thái Khang thanh toán nhưng không trực tiếp sang Uganda, nên phải làm Payment Entry để ghi nhận Receive 30k vào tài khoản 120.1 - Tom (USD) Account - RKI
• Vì Mitas nhận tiền tại Việt Nam nên tài khoản 120.2 - Mitas (USD) Account - RKI phải thanh toán cho Mitas-RKI (USD) khoản 30k để bảo đảm tài khoản gộp 120 - Bank (USD) Emirates NBD - RKI cân bằng đúng với Bank Statement
• Sau đó tài khoản 120.1 - Tom (USD) Account - RKI phải thực hiện Internal Transfer cho tài khoản 190 - Uganda (USD) Account - RKI đúng 30k.

Hỏi: Vì sao không để Thái Khang thanh toán trực tiếp vào TK 190 - Uganda (USD) Account - RKI để không phải làm 2 bút toán??? - Thực ra làm như vậy vẫn đúng về tiền (Nếu làm thì phải note rõ trong Remark), nhưng có thể gây hiểu lầm cho sau này khi nhìn lại bút toán đó, người xem có thể hiểu là Thái Khang đang trả trực tiếp cho RKU ⇒ Không đúng bản chất).

- Trường hợp 2 (Intercompany Entry điển hình): RKI chuyển khoản cho Mrs.Trang (MT Holding) 50k USD vào tài khoản USD tại HSBC để trả nợ đã vay MT Holding từ trước

• Tạo Intercompany Entry tại Royal Kean International: RKI sẽ Credit 50k vào tài khoản tiền mặt 120.1 - Tom (USD) Account - RKI, đồng thời Debit 50k vào tài khoản mà RKI nợ MT Holding 293 - MT Holding (USD) Payable - RKI. Intercompany Entry này là của Royal Kean International
• Sau đó tạo Intercompany Entry liên kết tại MT Holding: Debit 50k vào tài khoản 120 - Bank (USD) HSBC - MT, và Credit 50k vào tài khoản 192 - RKI (USD) Receivable - MT

Ghi chú: Thực chất toàn bộ vốn của MT là vay MT, nên có thể Debit vào Equity để giảm dần vốn.

- Trường hợp 3 (Intercompany kết hợp Expense Claim và Payment Entry): Madam vay Mr.Tom 10,000 cedi chi tiêu tại Ghana, giờ phải ghi chi phí đó vào 621 - BoD Allowance - RKI của Madam tại RKI và chuyển thành USD nợ tại tài khoản của Madam ở Dubai. (Vay từ trước và bây giờ mới quyết toán để cân tiền tại RKI).

• Tạo Intercompany Entry tại Vina Star Ltd: Credit 10,000 cedi vào tài khoản 230 - Madam Liability - VNS (Do vay từ trước nên trước đó TK 230 - Madam Liability - VNS đang Debit, giờ ghi Credit để xóa hết nợ với Madam) , đồng thời Debit 2,000 USD vào tài khoản 292 - Royal Kean (USD) Payable - VNS. Vì sao lại dùng tài khoản 292? Vì thông thường VNS hay vay RKI nên hay nợ RKI (tài khoản RKI Payable), do đó khi khấu trừ thì khấu trừ vào khoản nợ cũ mà VNS nợ RKI nên dùng Payable chứ không phải Receivable
• Tạo Intercompany Entry liên kết tại RKI: Credit 2,000 USD vào tài khoản 191 - Vina Star (USD) Receivable - RKI, đồng thời Debit 2,000 USD vào tài khoản 120.1 - Tom (USD) Account - RKI. Như vậy tài khoản của Mr.Tom tại Dubai được nhận nợ này.
• Tạo Expense Claim để ghi nhận khoản 2,000 USD vào BoD Allowance của Madam (Cost Center là Madam Cotton), sau đó làm Payment Entry thanh toán bằng tài khoản 120.3 - Madam (USD) Account - RKI 2,000 USD để trả cho Expense Claim này. Khi đó tài khoản 120.1 tăng 2k mà tài khoản 120.3 giảm 2k nên tài khoản tổng 120 vẫn cân bằng. Chi phí được ghi nhận vào BoD Allowance chính xác.

- Trường hợp 4 (Payment Entry): VNS nợ ông Alex 100k cedi và Thái Khang trả tiền hàng bằng USD về HongKong cho ông Alex.

• Tạo Payment Entry tại Vina Star nhận 20k USD của Thái Khang, tài khoản nhận tiền là 122 - Cash (USD) Mr.Alex - VNS
• Tạo Journal Entry để khấu trừ nợ Cedi vs USD (multi currency): Debit 100k cedi vào tài khoản 232 - Mr.Alex Liability - VNS, Credit 20k USD vào tài khoản 122 - Cash (USD) Mr.Alex - VNS. Tỷ giá sẽ được chọn sao cho phù hợp tỷ giá hiện hành. Nếu như thời điểm chốt khấu trừ nợ có sự thay đổi về tỷ giá thì phải tăng/giảm tỷ giá chứ không phải giữ ở tỷ giá 1 USD = 5 cedi nữa.

- Trường hợp 5 (Intercompany Entry): VNS nợ ông Alex 100k cedi và RKI trả bằng USD về HongKong cho ông Alex.

• Tạo Intercompany Entry tại Vina Star: Debit 100k cedi vào tài khoản 232 - Mr.Alex Liability - VNS, Credit 20k USD vào tài khoản 292 - Royal Kean (USD) Payable - VNS (VNS vay RKI để trả nợ ông Alex)
• Tạo Intercompany liên kết tại RKI: Debit 20k USD vào tài khoản 191 - Vina Star (USD) Receivable - RKI, Credit 20k USD vào tài khoản 120.1 - Tom (USD) Account - RKI (Mr.Tom làm lệnh chuyển 20k sang HongKong cho ông Alex)

- Trường hợp 6 (Intercompany kết hợp Payment Entry): MT Holding rút 80k trả cho Mitas tại Việt Nam, khi đó RKI coi như vay MT Holding

• Tạo Intercompany Entry ở MT Holding: Debit 80k USD vào 192 - RKI (USD) Receivable - MT (bản chất là RKI vay MT), Credit 80k USD vào tài khoản ngân hàng (nếu có), hoặc ở đây nếu dùng Equity để khấu trừ thì Credit tài khoản 300 - Equity - MT
• Tạo Intercompany Entry liên kết ở RKI: Debit 80k vào tài khoản 120.1 - Tom (USD) Account - RKI, Credit 80k vào tài khoản 293 - MT Holding (USD) Payable - RKI (RKI vay MT Holding nên phải ghi nợ)
• Tạo Payment Entry tại RKI: Credit 120.2 - Mitas (USD) Account - RKI: 80k và Debit TK 201 - Mitas (USD) Payable - RKI Như vậy Bank Statement của tài khoản 120 vẫn không thay đổi, và RKI ghi nhận nợ với MT Holding

- Trường hợp 7 (Intercompany kết hợp Payment Entry): Thái Khang chuyển 50k trả RKI Uganda vào tài khoản của MT Holding ( Coi như RKI Uganda trả nợ MT holding):

• Tạo payment entry tại RKI: Debit 190 - Uganda (USD) account - RKI: 50k và Credit TK 105 - Dubai (EUR) Receivable - RKI
• Tạo Intercompany entry tại RKI: Debit 293 - MT Holding (USD) Payable - RKI: 50k và Credit 190 - Uganda (USD) account - RKI
• Tạo Intercompany entry tại MT: Debit 300 - Equity : 50k và Credit 192 - RKI (USD) Receivable - MT

- Trường hợp 8: MT trả lương/phụ cấp cho Kế toán.

Hiện tại, chi phí lương và các chi phí hoạt động khác cho kế toán được tính vào chi phí của MT holdings.

• Tạo Journal entry tại MT: Debit 110 - Bank (VND) HSBC - MT và Credit TK 300 - Equity (Có thể Debit bất kì tài khoản tiền nào, vì thực chất chỉ là TK trung gian, không có hoạt động này thực tế).
• Tạo Expense claim tại MT: VD: Ms Bang claim 10kk VND, Credit vào TK 200-Account Payable - MT*
• Tạo Payment entry tại MT: Debit TK Account Payable - MT và Credit TK 110 - Bank (VND) HSBC - MT : 10kk VND

- Trường hợp 9: MT chuyển giúp Madam tiền định kỳ hàng tháng 1000$

• Vì mảng cotton của Madam hiện RKI quản lý nên coi như khoản 1000$ này tính vào chi phí của Cost Centre: Madam Cotton (Coi như lương chẳng hạn). Do vậy, có thể làm 1 Expense Claim ⇒ Làm bút toán Intercompany vay MT ⇒ Trả tiền cho Expense Claim.
• Nếu MT chuyển thẳng, không cần RKI chuyển tiền về cho MT:

- Trường hợp 10: Ms A đưa 5.300 Cedi=1000$ tại Ghana, MT trả 1000$ = 23.160.000VND tại Việt Nam

• Tại VNS: Debit 110-Cash (GHS) CEO account: 5.300Cedi, Credit 292-MT (USD) Payable - VNS: 1000$
• Tại MT: Inter company: Debit 191-VNS (GHS) Receivable - MT: 1000$, Credit 300- Equity: 23.160.000VND hoặc Credit 110-Bank HSBC.. nếu có tiền tại đây.
• Chú ý chênh lệch tỷ giá để vào TK 605 Exchange Gain/Loss.

- Trường hợp 11: Ms A chuyển về MT 1.55 tỷ = 66.782$ (ex=23.210), MT thu hộ phí 3.5% cho RKI ⇒ Phải trả Ms A 64.444$. RKI chuyển lần 1: 50k EUR = 57k$ cho Ms A tại Bờ Biển Ngà, lần 2: Số còn lại.

• Tại RKI: Vẫn làm như cách 1, thu tiền và trả tiền vẫn qua RKI (qua TK 120.1)
  • Intercompany: Vì đã nhận tiền vào TK 120.1, nhưng thực tế không có phát sinh, nên phải credit 120.1 và debit TK 293 - MT Holding (USD) Payable - RKI
• Tại MT:
  • Intercompany: Debit 111 - HSBC, Credit 192 - RKI (USD) Receivable - MT hoặc 292 - RKI (USD) Payable - MT (Nhưng thường dùng TK 192 hơn).
• Nguyên tắc là đã thanh toán tiền thì Invoice phải hiện Paid. Nếu không, mặc dù công nợ vẫn đúng, nhưng invoice Unpaid thì là sai bản chất.

- Trường hợp 12: Thanh toán cho Jinan từ công ty RKI, sau đó nhận thanh toán trả về công ty TCI.

• Về bản chất dòng tiền là tiền từ RKI chuyển qua TCI nên sẽ làm các bút toán ghi nhận TCI vay RKI.
• Tại RKI: Debit 19x - TCI (USD) Receivable, Credit 12x.1 - Tom (USD) Account.
• Tại TCI: Debit 120 - Wise Account, Credit 29x - RKI (USD) Payable Account.
• Tương tự với dòng tiền đi và đến từ các công ty khác, quan trọng xem là bản chất tiền đi từ chỗ nào và về tại chỗ nào để làm intercompany thích hợp.