Đối với nhập liệu trên ERP, ngoài việc vẫn tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán, cần chú ý các nguyên tắc khác sau:

1. Tiền không tự sinh ra hay mất đi, chỉ chuyển từ tài khoản này sang tài khoản khác, hoặc tăng do gắn với 1 sales invoice, giảm do gắn với 1 purchase invoice hoặc expense claim.
2. Đối với các đối tác của RKI, RKI không quản lợi nhuận của họ mà quan trọng hơn là quản lý chính xác dòng tiền của họ. Vậy nên, có thể sẽ có sự sai lệch về lợi nhuận nhưng dòng tiền phải luôn đúng. Khi làm, có thể điều chỉnh bằng cách để tỷ giá lệch so với tỷ giá thời điểm hiện tại 1 chút để cân các tài khoản.
3. Đối với nội bộ: Lợi nhuận và dòng tiền phải luôn chính xác.

Một số tài khoản công nợ trên ERP là tài khoản gộp, bao gồm các công nợ chi tiết cần phải được kiểm soát. ( Do phần xuất báo cáo chi tiết của ERP chưa thuận tiện, ngoài ra, số lượng khách hàng cũng không quá nhiều, nên kế toán phải nắm chắc các đầu tài khoản này gồm của ai, bao nhiêu.)

Việc chọn đầu tài khoản cũng nên chọn sao cho giúp cho việc theo dõi được dễ dàng

205 - Local Payroll Payable - VNS và 200 - Accounts Payable - VNS

• 200 - Accounts Payable - VNS:
  • Các expense claim,
  • Lương trả ngay,
  • Công nợ với Agent, Godsway
• 205 - Local Payroll Payable - VNS:
  • Thực ra đây mới là tài khoản để ghi lương, nhưng do VNS thường không nợ lương, nên ghi vào đầu 200 cũng được. Tuy nhiên, do có lương của Eben đi sang Uganda chưa lấy từ đầu năm, nên chuyển sang tài khoản này sẽ làm dễ theo dõi hơn.

250 - ExPat Payroll Payable - RKI và 200 - Dubai (USD) Payable - RKI và 203 - Uganda (USD) Payable - RKI

• 200 - Dubai (USD) Payable - RKI:
  • Các chi phí phát sinh của các nhà cung cấp unname (Khi không quá quan trọng, không muốn tạo thêm supplier nhỏ)
  • Bank charge
  • Madam fee (VD như khoản 1000$ hàng tháng Madam nhờ chuyển)
  • Dịch vụ nhờ chuyển tiền, VD như cho Ms Hoa…
• 250 - ExPat Payroll Payable - RKI:
  • Do set RKU nằm trong RKI nên phần lương của Sandeep có thể để ở TK 203, nhưng tách vào TK này sẽ dễ theo dõi hơn, vì Sandeep không nhận lương hàng tháng, để lấy 1 tổng.

Đa số các tài khoản đã chi tiết đến từng cá nhân

Còn lại 1 số tài khoản gồm công nợ chi tiết nhiều supplier khác, nên kế toán cần phải nắm được khoản đó gồm những ai nợ, nợ bao nhiêu?

Trong hình trên, Tài khoản Dubai Payable = 11,238.73, gồm những khoản gì? Tài khoản này dành cho những supplier không có tài khoản chi tiết, bank, employee, nên ta làm như sau: Chọn View detail

1. Nên Group theo Party để dễ theo dõi hơn
2. Nên phân loại đối tượng Party type: Employee/Customer/…, sẽ dễ tìm hơn.

1. Nhập Purchase invoice tại thời điểm nào thì nên nhập Sales invoice tại thời điểm đó. Vì khi lên báo cáo, nếu có đầu vào mà không có doanh thu thì sẽ làm báo cáo âm nhiều, hoặc ngược lại, có lợi nhuận ảo. Xét trên tổng thể 1 năm thì vẫn chấp nhận được, nhưng tại thời điểm xem báo cáo, sẽ làm người quản trị có cái nhìn sai lệch, không ước lượng được lợi nhuận của công ty tại thời điểm đó để có kế hoạch quản lý tốt.
2. Thời gian nhập trên ERP nên khớp với thời gian nhập trên excel. Excel là công cụ để đối chiếu lại sau khi nhập trên ERP. Vd: ngày hóa đơn trên excel là 30/6 thì ngày nhập trên ERP cũng vậy. Tránh làm doanh thu tháng này nhảy sang tháng sau, sẽ khó tracking.
3. Đã nhập Purchase invoice nhưng lại nhập Sale order thì khi chuyển sang invoice, nên để cùng thời gian với Purchase, để lợi nhuận trả về thời điểm đó.
4. Trial balance là công cụ để người xem đánh giá 1 phần được nhập liệu đúng, sai. Chi tiết xem tại http://wiki.royalkean.com/erp/trial_balance