Khởi tạo Purchase Invoice mới bằng cách vào Accounts > Purchase Invoice > New. Bảng thông báo tạo Purchase Invoice mới sẽ có cấu trúc như dưới:

Các thông số đầu tiên phải điền trong Purchase Invoice:

• Tiêu đề: Cần rõ ràng và theo quy định của tiêu đề tại Purchase Invoice để dễ phân biệt. Tiêu đề Invoice chỉ có thể ghi lại khi Save Invoice với đầy đủ các thông tin bên dưới. Do vậy quy trình sẽ là Điền đầy đủ thông tin ⇒ Save ⇒ Sửa tiêu đề
• Ngày: Ngày để post phải theo đúng ngày thực hiện phát sinh Invoice. Chọn “Edit Posting Date and Time” để sửa cho đúng ngày.
• Supplier: Phải chọn đúng Supplier tương ứng với hàng hóa phát sinh. Theo quy định của ERPNext thì Supplier gắn với 1 loại tiền nhất định, ví dụ USD, EUR… do đó có những supplier chấp nhận thanh toán nhiều loại tiền tệ thì phải tạo Supplier với ký hiệu tiền tệ bổ sung. Ví dụ: Banks (EUR), Banks (AED)…
• Due Date: Ngày kết thúc hiệu lực của Invoice.
• Trong một số trường hợp hàng hóa đã được thanh toán 1 phần hoặc toàn phần theo Purchase Order hoặc đã có Purchase Receipt thì có thể kéo Item đã được thanh toán đó sang để tạo Purchase Invoice. Trường hợp này phải lưu ý các Purchase Order/Receipt đã làm và thông thường gắn với mã dự án để dễ quản lý.
• Nút Save ở góc phải trên cùng để lưu Invoice (nhưng chưa Submit). Chỉ Save khi đã điền đầy đủ thông tin của Invoice.

Phần liên quan đến tiền tệ và các thông tin hàng hóa chi tiết là phần quan trọng nhất của Purchase Invoice:

• Currency: Loại tiền tệ sử dụng. Nếu như loại tiền tệ mặc định trùng với tiền tệ của công ty thì bỏ qua, nhưng nếu khác với tiền tệ mặc định thì phải chọn cho đúng loại tiền tệ dùng để giao dịch. Ví dụ: Currency mặc định của Royal Kean International là USD, nhưng hợp đồng thanh toán bằng Euro thì phải chọn EUR.
• Update Stock: đối với những mặt hàng có lưu kho như gỗ, bông, hạt điều (container) thì phải chọn Update Stock để tracking theo hàng hóa đó. Nếu là dịch vụ thì không cần Update Stock. Nhiều trường hợp post sai do chọn Update Stock với các mặt hàng không lưu kho sẽ kéo theo sai lệch Stock Ledger của ERP.
• Phần thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá thành cũng phải được cập nhật chính xác và sử dụng nút mũi tên để bổ sung thêm thông tin của loại mặt hàng (Item). Có thể nhập nhiều loại hàng hóa trong cùng 1 Invoice bằng cách bổ sung thêm dòng. Khi bấm vào mũi tên trỏ xuống sẽ hiện ra bảng thông tin với các thông số:
  • Tên hàng: cái này đã được setup từ bên ngoài
  • UOM: Là đơn vị đo. Thông thường tham số này được gắn thẳng khi khởi tạo Item nên được mặc định
  • Warehouse: Liên quan tới đơn vị quản lý loại hàng này. Thông thường Warehouse cũng được setup mặc định ngay khi khởi tạo Item
  • Serial No: Đây là tham số bắt buộc đối với loại hàng đóng công để quản lý Inventory. Phải đưa số hiệu Container vào ô này
  • Expenses Head: Đây là tài khoản để tính giá thành COGS. Thông thường thì tài khoản này cũng được gắn mặc định khi khởi tạo Item
  • Project: Đây là thông tin rất quan trọng và phụ thuộc vào mặt hàng. Nếu như làm với Mitas thì bắt buộc phải có thông tin Project nhưng không cần Serial No
  • Cost Centre: Đây là thông tin bắt buộc và cực kỳ quan trọng để phân loại hàng hóa. Cost Centre nào được dùng sẽ phụ thuộc vào công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng v.v… và phải theo quy định chung khi post.
  • Các thông số khác không đề cập đến có thể bỏ qua hoặc cập nhật sau khi có quy định mới về posting

Phần liên quan tới thông tin trả trước:

• Set Advances and Allocate (FIFO): nên thường xuyên tích vào ô này để hệ thống tự list ra công nợ của Supplier (do mình tạm ứng trước) và trừ thẳng vào Invoice. Nếu không tích thì phải xử lý bằng Journal Entry sau này khá phức tạp. Nếu không tích, thì mặc dù mình đã tạm ứng trước, nhưng khi có invoice mơí thì hệ thống vẫn treo 2 khoản này. Invoice vẫn hiện Overdue mà vẫn đang có advance. Mặc dù công nợ cuối cùng thì vẫn đúng.

Phần các thông tin bổ sung:

• More Information > Credit To: Purchase Invoice khi được tạo ra sẽ gắn vào 1 tài khoản phải trả. Thông thường các tài khoản này đã được tạo mặc định từ trong quá trình khởi tạo, tuy nhiên cũng có đôi khi phải kiểm tra để chọn đúng tài khoản Payable.
• Status: Cho biết trạng thái của Invoice. Thông thường Invoice mới tạo có trạng thái Draft. Ngoài ra còn các trạng thái Unpaid, Overdue, Paid…
• Remarks: Các thông tin cần ghi chú. Ví dụ trên là Purchase Invoice dành cho Bill tàu với số hiệu MAEU967629332 (6 conts), có 6 containers của Uganda Agent Multiple. Thông tin Remarks sẽ ghi chú số hiệu của 6 containers trong BL đó.
• Các thông số khác không đề cập đến có thể bỏ qua hoặc cập nhật sau khi có quy định mới về posting

Các thông tin phụ sau khi Submit Purchase Invoice:

• Assign: Purchase Invoice có thể Assign cho 1 thành viên trong ERP phụ trách, có thể ghi rõ yêu cầu và thời gian hoàn thành
• Attach File: Văn bản liên quan tới Purchase Invoice có thể được đính kèm để lưu trữ
• Tags: Gắn tags vào Purchase Invoice để phân loại tốt hơn
• Shared with: Có thể chia sẻ với các thành viên trong Team ERP để sử dụng chung
• Phần Dashboard thể hiện các phần khác liên quan tới Invoice nói trên như Payment Entry, Journal Entry, Purchase Order…

Purchase Invoice sau khi được Save vẫn có thể sửa được tiêu đề, tuy nhiên số hiệu Invoice sẽ không thể sửa được. Khi PI đã được Save thì sẽ có ô Make để xử lý các phần việc tiếp theo đối với PI đó

• Payment: Để thanh toán cho Purchase Invoice có thể chọn Make > Payment và đưa về phần Payment Entry để thanh toán. Lưu ý là có thể thanh toán thẳng ở phần Payment Entry cũng được và có thể thanh toán nhiều Invoice cùng 1 lúc tại phần này.
• Trong trường hợp nếu hàng bán được tăng giá thì ta nên tạo Purchase Invoice mới thay vì sửa Invoice cũ. Khi làm Invoice mới có thể thực hiện Payment bình thường để nhận thêm khoản chênh lệch.
• Return / Debit Note: Trong các trường hợp hàng hóa bị trả lại (do không đạt yêu cầu), bị giảm giá do đền bù khách hàng… thì có 2 cách làm:
  • Xóa Invoice sai, làm lại Invoice mới. Cách này chỉ nên thực hiện khi chưa có các Payment vì nếu không sẽ phải xóa nhiều entry 1 lúc.
  • Dùng Return / Debit Note: Chọn Make > Return/Debit Note ⇒ Điền giá trị thay đổi và lưu lại. Hệ thống sẽ hiểu giá trị Invoice cũ giảm đi 1 lượng đúng bằng Debit Note này. Thông thường nếu chỉ bị giảm giá thì không nên tích vào Update Stock vì sẽ gây sai lệch Stock Ledger.

Purchase Invoice Listing là hình thức kiểm tra danh sách các PI theo các tham số của nó như trạng thái, ngày tháng, khoảng thời gian, suppliers nào, công ty nào… Đây là 1 công cụ cần thiết để kiểm tra lại quá trình post có chính xác không và cũng giúp việc phân loại Invoice khi cần tìm kiếm có hiệu quả hơn.

Để xem danh sách Purchase Invoices có thể vào Accounts > Purchase Invoice:

• Trong danh sách của Purchase Invoice, có thể chọn New để tạo Purchase Invoice mới hoặc có thể click vào các Invoices cũ để xem chi tiết.
• Việc lọc các Invoices có thể dùng các bộ lọc như theo công ty, theo Cost Center, theo Supplier, theo thời gian…

Sử dụng công cụ Report Purchase Invoice để tạo ra các bảng Report phù hợp với yêu cầu công việc thông qua nút ấn Report và chọn Menu ⇒ Pick Columns:

Thông qua công cụ Pick Columns, có thể lựa chọn rất nhiều options để thể hiện trên report: