Project là 1 công cụ quản lý rất hiệu quả của ERP. Trong 1 Project cho người xem cái nhìn tổng quát về dự án: Số lượng Purchase order/invoice, Sale order/invoice, tình trạng thanh toán của các order/invoice, Margin của dự án.. Dưới đây là các thông số cơ bản của 1 project:

1. Purchase order: Đơn đặt hàng.
2. Purchase receipt: Biên lai mua hàng (Chứng từ gửi đến người mua sau khi đã thanh toán. Thường khi có Purchase receipt thì sẽ make Order sang Invoice. Tuy nhiên ở đây ta không quá chặt chẽ đến mức yêu cầu người bán phải phát hành Purchase receipt mà thường thanh toán xong thì Make invoice luôn và bỏ qua chứng từ này).
3. Purchase invoice: Hóa đơn mua hàng (Được “make” từ Purchse order nếu tạo trước).
4. Sale Order: Đơn đặt hàng của khách. Khi chưa chắc chắn về đơn giá, số lượng..thì có thể tạo trước Order.
5. Delivery note: Sau khi hàng hóa được chuyển cho khách, Người bán sẽ phát hành Delivery Note thông báo đến người mua. Đây là cơ sở để chuyển Order sang Invoice
6. Sale Invoice : Hóa đơn bán hàng. (Được “make” từ Sale Order nếu tạo trước).Chú ý: Tại các Purchase/Sale invoice hiện đỏ cho biết tình trạng số invoice chưa được thanh toán hoặc overdue.
7. Status: Tình trạng của dự án (Open/Completed or Canceled). Khi khởi tạo thì chọn chế độ Open, Sau khi đã thanh toán cho tất cả các invoice thì chuyển sang chế độ Completed. Trường hợp dự án hủy ngang thì chuyển sang Canceled.
8. Project Type: hiện tất cả các dự án đang theo dõi thuộc Mitas project
9. Expected end Date: Thường để cách Expected Start Date khoảng 6 tháng (Thực tế dự án có thể kéo dài hơn nữa).
10. Notes: ghi lại các thông số đầu vào, đầu ra và tính margin. Hiện tại RKI lấy lợi nhuận = 3% lợi nhuận của mỗi Project của Mitas. Nếu tính đúng, Con số này sẽ bằng với Margin mà phần mềm tính ra.

Một số ngoại lệ, liên quan đến các thời điểm ghi nhận tỷ giá của PO, SO và PI, SI khiến Margin Project mà ERP ghi nhận khác với thực tế. Lúc này nên làm thêm 1 Journal để khi nhìn từ báo cáo Profit & Loss sẽ trả về đúng kết quả.

Khi mới tạo 1 Project, quy ước chung hiện nay là tạo các Purchase order và Sale order trước khi tạo Invoice, đọc thêm tại mục 8 tại Hỏi đáp

Trong Purchase order sẽ có 2 loại sau:

1. Purchase order của các nhà cung cấp thật (SJ INNO, PRECISION…)
2. Purchase order của Supplier Mitas - RKI ( Đây là Order với mục đích thể hiện phần giá trị RKI nắm giữ hộ Mitas sau môĩ thương vụ, nhờ có Order này mà hệ thống tính ra được Margin thật của project)

Trong trường hợp có thay đổi giá giữa Order và Invoice thì có thể Update lại giá:

Sau khi thanh toán xong cho các đầu vào thì có thể Make Invoice để ghi nhận lợi nhuận tại thời điểm này.

So sánh lại với Margin phần mềm tính ra và điều chỉnh lại trong mục Notes nếu có thay đổi. Trong 1 số trường hợp, do có bổ sung mua hàng về sau, nên % margin trên hệ thống có thể thấp hơn so với mức 3% ban đầu. Hoặc do có sự thay đổi tỷ giá tại thời điểm tạo PO, SO với thời điểm tạo PI, SI mà phải làm thêm Journal entry để trả về lợi nhuận thực của Project (Gross Margin hiện trên trang Project sẽ chênh lệch 1 lượng = phần lệch tỷ giá này).

Chú ý:

1. Hiện nay RKI quản lý các Project của Mitas nên tất cả các Invoices phải được để đúng Cost Center: Mitas-TP. Nhầm lẫn tại đây sẽ gây ra những sai lệch lớn trong báo cáo lợi nhuận sau này.
2. Khi đã tạo PO, SO thì khi thanh toán phải thanh toán cho các PO, SO tương ứng đó rồi mới được Make Invoice. Tránh trường hợp PO chưa được thanh toán hết mà lại tạo 1 PI mới và thanh toán vào PI đó thì cả hai đều trong tình trạng Unpaid (Chưa thanh toán hết).