Nguyên tắc: Việc lập Purchase, Sale invoice ở công ty nào thì phải nhận tiền, trả tiền ở công ty đó. Sau đó mới ghi các bút toán intercompany ghi nhận nợ giữa các công ty với nhau, để trả lại tiền về đúng công ty đã nhận/trả hộ.

Nhớ nguyên tắc này để không bị nhầm lẫn khi làm các bút toán.

Giao dịch liên công ty là 1 trong những giao dịch đòi hỏi độ chính xác cao, có thể liên quan đến nhiều loại đồng tiền (phải chú ý tỷ giá), đồng thời sẽ phải liên quan giữa 2 công ty nên phải có bút toán liên kết. Intercompany Entry sẽ có ít nhất 2 bút toán và 2 công ty tham gia, thậm chí có thể nhiều hơn nếu có thêm công ty thứ 3 cùng tham gia.

Ví dụ ở trên là 2 Intercompany Entry số hiệu ACC-JV-2018-00089 và ACC-JV-2018-00090 là 2 Entry link với nhau, 2 công ty liên quan là RKI và MT Holding. Giao dịch liên kết này có cả sự tham gia của Opening Account cũng như Intercompany Entry và được mô tả như sau: Mitas có số tiền là 114,866.45 USD tại Dubai từ trước tháng 9/2018. Khi bắt đầu mở tài khoản tại Dubai từ tháng 9 thì chuyển số tiền này thành vốn ở tài khoản Mr.Tom, như vậy Mr.Tom phải trả Mitas (Mr.Hàn) số tiền nói trên tại Việt Nam bằng tài khoản cá nhân (dùng MT Holding). Vậy các Entry được thực hiện như sau:

• MT Holding chuyển cho Mitas (Mr.Hàn) số tiền 2,679,260,000 VNĐ tương đương với 114,866.45 USD. Vì đây là giao dịch khởi đầu của MT Holding nên sẽ tính vào vốn chủ sở hữu ban đầu của MT Holding bỏ ra là số tiền VNĐ như trên. Về phía tài khoản phải trả sẽ là Royal Kean nợ MT Holding.
  • Tài khoản 300 - Equity - MT sẽ bị Credit 2,679,260,000 VNĐ
  • Tài khoản 192 - RKI & Uganda (USD) Receivable - MT sẽ được Debit 114,866.45 USD
  • Khi click vào mũi tên trỏ tài khoản 192 sẽ có phần tỷ giá và tỷ giá được chọn là 23,325 (1 USD = 23,325 VNĐ)
  • Phần chênh lệch tỷ giá 53,75 VNĐ phải được Debit vào tài khoản 605 - Exchange Gain/Loss - MT
• Về phía Royal Kean International:
  • Tài khoản tiền mặt 120.1 - Tom (USD) Account - RKI sẽ được Debit 114,866.45 USD
  • Trong khi đó RKI sẽ nợ MT Holding 114,866.45 USD nên tài khoản 293 - MT Holding (USD) Payable - RKI sẽ được Credit để nhận nợ.

Khi để Link 2 Intercompany Entry với nhau thì thông thường ta tạo 1 Intercompany Entry trước và sau khi submit, sẽ có Make Intercompany Entry ở góc bên phải để tạo Intercompany Entry liên kết với nó.

Lưu ý khi chọn Entry type là Intercompany Entry thì sẽ chỉ có các tài khỏan thuộc Intercompany (đang setup trên hệ thống là đầu 19 và 29) hiện ra trong mục Account. Muốn chọn các tài khoản đổi ứng thì đổi Entry type về Journal entry để hệ thống trả về các tài khoản thường. Sau đó, lại phải chuyển lại Entry Type về Intercompany thì khi 2 Intercompany vừa thực hiện mới link được với nhau.