Chart of Accounts được phân loại thành 6 danh mục lớn (dùng tương tự đối với các công ty) bao gồm:

• Đầu 1: Assets (Cash, Bank, Accounts Receivable, Inventory, Fixed Assets)
• Đầu 2: Liabilities (Accounts Payable, Short-term/Long-term Liabilities)
• Đầu 3: Equity (Capital, Dividends, Retain Earnings)
• Đầu 4: Income (Sales Income, Commission & Services)
• Đầu 5: Cost of Goods Sold (COGS, Documents, Freight)
• Đầu 6: Expenses (Company Expenses, BoD Expenses, Team Expenses)

Một số quy ước để thuận tiện khi dùng Chart of Accounts:

• Đầu 10: thường dùng cho Accounts Receivable
• Đầu 11-13: thường dùng cho Cash và Bank
• Đầu 16: Inventory
• Đầu 19: Intercompany Receivable
• Đầu 20-22: thường dùng cho Accounts Payable
• Đầu 23 trở đi: dùng cho Liabilities
• Đầu 29: Intercompany Payable
• Đầu 4 & 5 là Income & COGS cần tương ứng với nhau về số để thuận tiện cho việc xuất báo cáo
• Đầu 60: Chi phí dịch vụ cho công ty (nói chung) như: thuế, phí, dịch vụ, trượt tỷ giá
• Đầu 61 (nếu có): Các chi phí duy trì văn phòng, marketing
• Đầu 62: Chi phí cho Ban giám đốc
• Đầu 63: Chi phí cho nhân viên
• Đầu 64: Chi phí thuê kho bãi, máy móc
• Đầu 67: Các chi phí khác

Ví dụ về Chart of Accounts của công ty Royal Kean International

Theo ký hiệu ở ví dụ trên thì Dr là Debit, còn Cr là Credit để thay cho ký hiệu tiền dương hay âm

Thông qua Chart of Accounts có thể xuất ra các báo cáo quan trọng sau (có sẵn trong phần Accounts > Accounting Statements:

• Balance Sheet: Đánh giá tài sản/giá trị công ty. Dựa theo các đầu tài khoản 1,2,3
• Profit and Loss: Đánh giá lãi/lỗ của công ty. Dựa theo các đầu tài khoản 4,5,6
• Cash Flow: Đánh giá dòng tiền (turnover) của công ty dựa vào lưu lượng tiền ra vào.

Việc tạo Account (tài khoản) nằm trong Chart of Accounts sẽ căn cứ vào nhiệm vụ của tài khoản đó để sắp xếp nó hợp lý. Cấu trúc Chart of Accounts của ERPNext chia thành các Root là 6 danh mục lớn (Assets, Liabilities, Equity, Income, COGS, Expenses) đều là dưới dạng 1 nhóm các tài khoản, bên dưới có thể xếp thành các Nhóm (thư mục) nhỏ hơn để phân loại được dễ dàng hơn. Khi khởi tạo tài khoản nằm trong Root hoặc Nhóm nào thì có thể chọn nhóm đó và click “Add child” để về trang khởi tạo: Các thông số cơ bản của Account sẽ gồm:

• Account Name (Tên): Để nắm được vai trò của tài khoản (là dòng chữ to tiêu đề ở trên cùng)
• Account Number (Số hiệu): để sắp xếp tài khoản theo thứ tự dễ theo dõi hơn
• Parent Account (Nhóm): tài khoản này thuộc Nhóm nào
• Company (Công ty): tài khoản của công ty nào. Khi tài khoản thuộc công ty nào thì hệ thống sẽ tự gán tên viết tắt của công ty đó ở đuôi tài khoản
• Root Type (Danh mục gốc): tài khoản thuộc nhóm nào trong 6 danh mục chính
• Account Type (Loại tài khoản): Thuộc loại tài khoản gì
• Frozen (Đóng băng): Tài khoản có bị đóng băng không?
• Report Type (Nhóm báo cáo): Nếu là đầu 1,2,3 sẽ thuộc về Balance Sheet, nếu là 4,5,6 sẽ thuộc về Profit & Loss
• Currency (Tiền tệ): đây là thông số rất quan trọng và hay bị quên khi khởi tạo.
• Inter Company Account (Tài khoản liên công ty): Đây là phải là tài khoản để ghi nhận các giao dịch nội bộ giữa các công ty với nhau hay không?

Trong đa số các trường hợp làm việc, khi có các báo lỗi xảy ra đối với tài khoản (ví dụ thiếu Supplier, Customer, Employee) hoặc Credit/Debit thì đa số là do các tham số khởi tạo tài khoản có lỗi hoặc chưa phù hợp.

• Có thể upload CoA từ file csv bên ngoài lên ERPNext, tuy nhiên phải có mẫu template chuẩn để upload được chuẩn.
• File csv sẽ được upload lên server dưới đường dẫn: /home/frappe/frappe-bench/sites/site1.local/private/files
• CoA của ERPNext không xử lý được tiếng Việt mã hóa theo UTF-8, nên chỉ có thể upload được tiếng Việt không dấu, sử dụng cho công ty mẹ và sau đó dùng cho các công ty con. Việc đổi sang tiếng Việt có dấu chỉ có thể thực hiện được trực tiếp trên ERPNext
• CoA của công ty mẹ nếu sau này upload bản khác sẽ không ảnh hưởng tới công ty con, tuy nhiên nếu sửa account trực tiếp trên ERP thì công ty con cũng thay đổi theo