Bước 1: Tạo tài khoản và phân quyền cho Users

Chú ý cần chọn các quyền để user có thể nhập liệu được lên hệ thống. Ví dụ người tạo Purchaser Order thì sẽ có Roles là “Purchase User”.

Về cơ bản, hệ thống ERP đã mặc định 1 các quyền cơ bản của mỗi Roles, tuy nhiên, nếu có nhu cầu thêm bớt thì Admin có thể chọn thêm hoặc xóa bỏ bớt các tính năng cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Bước 2: Tạo Work Flows cho Purchase Order

Tại đây, chúng ta cần chọn các trạng thái của chứng từ. Hiện trên ERPnext có 3 State:

• Pending : Chứng từ sẽ được lưu ở dạng “Saved” (~ bản nháp), tương ứng với ký hiệu 0
• Approved: Chấp nhận, chứng từ được ghi nhận vào ERP, tương ứng ký hiệu 1
• Rejected: Từ chối, chứng từ bị cấp trên reject, lưu ở dạng “Canceled”, tương ứng ký hiệu 2

1. Tại đây, có thể tạo quy trình phân tầng, 1 chứng từ được duyệt qua nhiều cấp. Hiện tại RKI với nhân sự đơn giản, có thế lược bỏ bớt thành quy trình đơn giản như sau:

User nhập dữ liệu ⇒ Pending (Draft) ⇒ Kế toán Apporve ⇒ Chứng từ hiện trạng thái “Approved” và được “Submit”. (Chưa thêm được Action “Reject” để Docs State hiện “Reject”)