This is an old revision of the document!

Purchase Invoice (gọi tắt là PI) là Hóa đơn thanh toán được sử dụng khi chúng ta mua sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp (Supplier/Vendor). Khi Purchase Invoice được ghi nhận thì sẽ tác động lên các tài khoản Payable, COGS hoặc Expenses, đồng thời tài khoản của nhà cung cấp tương ứng.

Trong ERPNext thì Purchase Invoice nằm trong phần Accounts và được phân loại thuộc nhóm Billing

Có 3 phần quan trọng khi làm việc với Purchase Invoice:

• Purchase Invoice Posting: Khi khởi tạo PI để ghi nhận giao dịch mua hàng
• Purchase Invoice Listing: Phân loại, tạo nhóm các PI để tìm kiếm, kiểm tra giao dịch
• Purchase Invoice Checking: Kiểm tra lại PI để đánh giá sự chính xác, sửa thông tin, hủy

Các nguyên tắc chung khi làm việc với Purchase Invoice:

• Tiêu đề: Tiêu đề của PI cần nêu được thông tin quan trọng bên trong nó và đối với 1 số mặt hàng tương tự về hình thức, chất lượng, mẫu mã thì cần theo quy định cụ thể:

• Chỉnh sửa/Post lại: Purchase Invoice chỉ có thể chỉnh sửa khi để dưới dạng Draft mà chưa Submit. Khi đã Submit thì nếu thông tin sai chỉ có thể Cancel đi và post lại PI mới.
• Liên quan đến Purchase Order (PO): Trong nhiều trường hợp thì Purchase Invoice có thể được chuyển từ Purchase Order qua. Đây cũng là 1 cách để giảm sai sót trong 1 số trường hợp nhất là đối với quản lý dự án vì PO chuyển sang PI có thể thay đổi thông tin về giá, ngày tháng, tiêu chí mà không ảnh hưởng tới các báo cáo tài chính cũng như ghi nhận tài chính trong hệ thống.
• Các quy tắc Posting, Listing, Checking sẽ theo quy định chi tiết của từng mục.