This is an old revision of the document!

Purchase Invoice (gọi tắt là PI) là Hóa đơn thanh toán được sử dụng khi chúng ta mua sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp (Supplier/Vendor). Khi Purchase Invoice được ghi nhận thì sẽ tác động lên các tài khoản Payable, COGS hoặc Expenses, đồng thời tài khoản của nhà cung cấp tương ứng.

Có 3 phần quan trọng khi làm việc với Purchase Invoice:

• Purchase Invoice Posting: Khi khởi tạo PI để ghi nhận giao dịch mua hàng
• Purchase Invoice Listing: Phân loại, tạo nhóm các PI để tìm kiếm, kiểm tra giao dịch
• Purchase Invoice Checking: Kiểm tra lại PI để đánh giá sự chính xác, sửa thông tin, hủy

Các nguyên tắc chung khi làm việc với Purchase Invoice:

• Tiêu đề: Tiêu đề của PI cần nêu được thông tin quan trọng bên trong nó và đối với 1 số mặt hàng tương tự về hình thức, chất lượng, mẫu mã thì cần theo quy định cụ thể:
  • Tiêu đề về hàng gỗ: Theo quy tắc: Số hiệu container (số cục): Năm(YY)-Tháng(MMM)-STT(thứ tự công trong tháng đó) –> MSKU5284148 (33 pcs): 19-Jul-08 –> Ví dụ: có thể giải thích là Container số MSKU5284148 (có 33 cục gỗ): năm 2019 - Tháng 7 - công số 8 trong tháng.
  • Tiêu đề về Bill tàu: Theo quy tắc: Số hiệu BL (số containers): Tên Agent –> MAEU967629332 (6 conts) - Multiple –> Ví dụ: có thể giải thích là MAEU967629332 (có 6 công gỗ): Agent là Multiple.
  • Tiêu đề về hàng dự án: Theo quy tắc: Mã số dự án: nhà cung cấp –> 19-Q2-QK3-G03-Comec: Comec SRL –> Ví dụ: có thể giải thích là Dự án 19-Q2-QK3-G03-Comec: nhà cung cấp Comec SRL.
  • Tiêu đề về phí ngân hàng: Theo quy tắc: Bank charge: thông tin tương ứng –> Banks Charge: 50k Munda 5/7 –> Ví dụ: có thể giải thích là Phí ngân hàng charge khi gửi cho Munda 50,000 USD vào ngày 5/7
  • Các tiêu đề khác: Có nhiều dạng tiêu đề khác của Purchase Invoice, chúng ta tuyên thủ theo nguyên tắc chung là càng nêu được nhiều thông tin hợp lý càng tốt, như vậy sẽ giúp quá trình kiểm tra, tìm kiếm nhanh hơn.

Để xem danh sách Purchase Invoices có thể vào Accounts > Purchase Invoice: