This is an old revision of the document!

Purchase Invoice là khi chúng ta mua sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp (Supplier) và khi Purchase Invoice được ghi nhận thì sẽ tác động lên các tài khoản Payable, COGS hoặc Expenses, đồng thời tài khoản của khách hàng tương ứng.

Để xem danh sách Purchase Invoices có thể vào Accounts > Purchase Invoice:

• Có thể chọn New để tạo Purchase Invoice mới hoặc có thể click vào các Invoices cũ để xem/đối chiếu
• Việc lọc các Invoices có thể dùng các bộ lọc như theo công ty, theo Cost Center, theo Supplier…

Khi tạo Purchase Invoice mới, sẽ có bảng khởi tạo hiện ra:

Các thông số phải điền trong Purchase Invoice:

• Tiêu đề: Cần rõ ràng và theo quy định của tiêu đề để dễ phân biệt
• Ngày: Ngày để post phải theo đúng ngày thực hiện phát sinh Invoice. Chọn “Edit Posting Date and Time” để sửa cho đúng ngày.
• Supplier: Phải chọn đúng Supplier tương ứng với hàng hóa phát sinh. Theo quy định của ERPNext thì Supplier gắn với 1 loại tiền nhất định, ví dụ USD, EUR… do đó có những supplier chấp nhận thanh toán nhiều loại tiền tệ thì phải tạo Supplier với ký hiệu tiền tệ bổ sung. Ví dụ: Banks (EUR), Banks (AED)…
• Due Date: Ngày kết thúc hiệu lực của Invoice.
• Currency: Loại tiền tệ sử dụng. Nếu như loại tiền tệ mặc định trùng với tiền tệ của công ty thì bỏ qua, nhưng nếu khác với tiền tệ mặc định thì phải chọn cho đúng loại tiền tệ dùng để giao dịch. Ví dụ: Currency mặc định của Royal Kean International là USD, nhưng hợp đồng thanh toán bằng Euro thì phải chọn EUR.
• Update Stock: đối với những mặt hàng có lưu kho như gỗ, bông, hạt điều (container) thì phải chọn Update Stock để tracking theo hàng hóa đó. Nếu là dịch vụ thì không cần Update Stock.
• Set Advances and Allocate (FIFO): nên thường xuyên tích vào ô này để hệ thống tự list ra công nợ của Supplier (do mình tạm ứng trước) và trừ thẳng vào Invoice. Nếu không tích thì phải xử lý bằng Journal Entry sau này khá phức tạp.
• More Information > Credit To: Purchase Invoice khi được tạo ra sẽ gắn vào 1 tài khoản phải trả. Thông thường các tài khoản này đã được tạo mặc định từ trong quá trình khởi tạo, tuy nhiên cũng có đôi khi phải kiểm tra để chọn đúng tài khoản Payable.
• Các thông số khác không đề cập đến có thể bỏ qua hoặc cập nhật sau khi có quy định mới về posting

Thông tin về giá cả và các tham số khác của Purchase Invoice: Trong phần giá thành của Invoice sẽ có nút Update Stock đã được lưu ở trên, tuy nhiên từng dòng thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá thành cũng phải được cập nhật chính xác và sử dụng nút mũi tên để bổ sung thêm thông tin của loại mặt hàng (Item). Như ở hình trên ta phải lưu ý các thông số sau:

• Tên hàng: cái này đã được setup từ bên ngoài
• UOM: Là đơn vị đo. Thông thường tham số này được gắn thẳng khi khởi tạo Item nên được mặc định
• Warehouse: Liên quan tới đơn vị quản lý loại hàng này. Thông thường Warehouse cũng được setup mặc định ngay khi khởi tạo Item
• Serial No: Đây là tham số bắt buộc đối với loại hàng đóng công để quản lý Inventory. Phải đưa số hiệu Container vào ô này
• Expenses Head: Đây là tài khoản để tính giá thành COGS. Thông thường thì tài khoản này cũng được gắn mặc định khi khởi tạo Item
• Project: Đây là thông tin rất quan trọng và phụ thuộc vào mặt hàng. Nếu như làm với Mitas thì bắt buộc phải có thông tin Project nhưng không cần Serial No
• Cost Centre: Đây là thông tin bắt buộc và cực kỳ quan trọng để phân loại hàng hóa. Cost Centre nào được dùng sẽ phụ thuộc vào công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng v.v… và phải theo quy định chung khi post.
• Các thông số khác không đề cập đến có thể bỏ qua hoặc cập nhật sau khi có quy định mới về posting

Sau khi lưu thông tin của Purchase Invoice thì có thể sửa tiêu đề của Invoice cho phù hợp với quy định và dễ nhớ. Khi đó các thông số về Invoice sẽ gồm số hiệu và tên Để thanh toán cho Purchase Invoice có thể chọn Make > Payment và đưa về phần Payment để thanh toán. Lưu ý là có thể thanh toán thẳng ở phần Payment cũng được và có thể thanh toán nhiều Invoice cùng 1 lúc tại phần này.