This is an old revision of the document!

Purchase Invoice là khi chúng ta mua sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp (Supplier) và khi Purchase Invoice được ghi nhận thì sẽ tác động lên các tài khoản Payable, COGS hoặc Expenses, đồng thời tài khoản của khách hàng tương ứng.

Để xem danh sách Purchase Invoices có thể vào Accounts > Purchase Invoice:

• Có thể chọn New để tạo Purchase Invoice mới hoặc có thể click vào các Invoices cũ để xem/đối chiếu
• Việc lọc các Invoices có thể dùng các bộ lọc như theo công ty, theo Cost Center, theo Supplier…

Khi tạo Purchase Invoice mới, sẽ có bảng khởi tạo hiện ra:

Các thông số phải điền trong Purchase Invoice:

• Tiêu đề: Cần rõ ràng và theo quy định của tiêu đề để dễ phân biệt
• Ngày: Ngày để post phải theo đúng ngày thực hiện phát sinh Invoice. Chọn “Edit Posting Date and Time” để sửa cho đúng ngày.
• Supplier: Phải chọn đúng Supplier tương ứng với hàng hóa phát sinh. Theo quy định của ERPNext thì Supplier gắn với 1 loại tiền nhất định, ví dụ USD, EUR… do đó có những supplier chấp nhận thanh toán nhiều loại tiền tệ thì phải tạo Supplier với ký hiệu tiền tệ bổ sung. Ví dụ: Banks (EUR), Banks (AED)…
• Due Date: Ngày kết thúc hiệu lực của Invoice.
• Currency: Loại tiền tệ sử dụng. Nếu như loại tiền tệ mặc định trùng với tiền tệ của công ty thì bỏ qua, nhưng nếu khác với tiền tệ mặc định thì phải chọn cho đúng loại tiền tệ dùng để giao dịch. Ví dụ: Currency mặc định của Royal Kean International là USD, nhưng hợp đồng thanh toán bằng Euro thì phải chọn EUR.
• Update Stock: đối với những mặt hàng có lưu kho như gỗ, bông, hạt điều (container) thì phải chọn Update Stock để tracking theo hàng hóa đó. Nếu là dịch vụ thì không cần Update Stock.
• Set Advances and Allocate (FIFO): nên thường xuyên tích vào ô này để hệ thống tự list ra công nợ của Supplier (do mình tạm ứng trước) và trừ thẳng vào Invoice. Nếu không tích thì phải xử lý bằng Journal Entry sau này khá phức tạp.
• More Information > Credit To: Purchase Invoice khi được tạo ra sẽ gắn vào 1 tài khoản phải trả. Thông thường các tài khoản này đã được tạo mặc định từ trong quá trình khởi tạo, tuy nhiên cũng có đôi khi phải kiểm tra để chọn đúng tài khoản Payable.

Thông tin về giá cả và các tham số khác của Purchase Invoice: Trong phần giá thành của Invoice sẽ có nút Update Stock đã được lưu ở trên, tuy nhiên từng dòng thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá thành cũng phải được cập nhật chính xác và sử dụng nút mũi tên để bổ sung thêm thông tin của loại mặt hàng.

Khi ghi nhận Purchase Invoice cần lưu ý Cost Center đối với từng loại hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra theo quy định của công ty.

Hiện tại công ty quy định mặt hàng gỗ Papao (Tali, Kosso…) và các chi phí đi kèm với từng công hàng (Loading Fee, Agent Fee, Machinery Cost…) sẽ được đưa vào Cost Center tương ứng của Papao (Tali, Kosso). Đây là điểm phải hết sức lưu ý vì nó khác 1 chút so với Sales Invoices.

Trong option của Purchase Invoice sẽ có mục “Is Paid” tương ứng với việc supplier đã được nhận đủ thanh toán trước, có thể chọn mục này dựa trên công nợ của Supplier.

Trong trường hợp đây là hàng hóa có lưu kho thì phải chọn Update Stock, đồng thời phải chọn Warehouse tương ứng đối với loại hàng hóa có lưu kho này trong Invoice. Ngoài ra tiêu đề của Invoice cần chọn theo số hiệu công để dễ theo dõi.