This is an old revision of the document!

---

Expense Claim được sử dụng trong các chi tiêu nội bộ của công ty, mọi loại chi phí do bất kỳ nhân sự nào chi ra đều được đưa thành Expense Claim.

Nguyên tắc sẽ là thay vì sử dụng Purchase Invoice để thanh toán 1 chi phí nào đó thì ERPNext sẽ yêu cầu chi phí đó bắt buộc phải liên quan tới 1 nhân sự nào đó trong công ty (hoặc là người trực tiếp chi, hoặc là người quyết định chi). Chính vì vậy các hệ thống kế toán khác có thể sử dụng Item hoặc Expense đưa vào Invoice hoặc Bill để thanh toán thì với ERPNext tất cả phải đưa thành Expense Claim và gắn với nhân sự.

Để xem danh sách Expense Claim có thể vào Human Resources > Expense Claim:

• Có thể chọn New để tạo Expense Claim mới hoặc có thể click vào các Expense cũ để xem/đối chiếu
• Việc lọc các Expense Claim có thể dùng các bộ lọc như theo công ty, theo Cost Center, theo Employee…

Chính vì việc các chi phí nội bộ cần phải liên quan tới nhân sự và không dính tới Invoice (phải có Item), do đó các Expense được gắn với các Expense Type được đăng ký riêng trong hệ thống. Dưới đây là danh sách các Expense Claim Type: Mỗi Expense Claim Type sẽ gắn với đầu tài khoản được đăng ký chi phí từ đầu để khi “Claim” tiền sẽ được ghi nhận vào đầu chi phí đó: Chẳng hạn như trên ta sẽ thấy phần chi phí đi lại của nhân viên đối với mỗi công ty đều được ghi nhận vào tài khoản 633 - Wokers Transportation của từng công ty. Do các công ty đều tương tự nhau khi đánh số tài khoản, nên đuôi tài khoản sẽ có thêm VNS hoặc RKI để phân biệt các công ty.

Khi tạo Expense mới, sẽ có bảng khởi tạo hiện ra: Chúng ta cần phải lưu ý các thông số quan trọng của Expense sau: From Employee: phải có nhân sự của công ty chịu trách nhiệm về Expense này Expense Approver: ai là người duyệt chi phí này. Thông thường vì đây là hệ thống ERP, nên Expense do nhân sự nào thì người đó chịu trách nhiệm post, còn người duyệt là sếp. Nếu sếp hoặc kế toán post hộ nhân viên thì tự duyệt luôn. Approval Status: Trạng thái duyệt. Nếu sếp hoặc kế toán post thì đổi thành trạng thái Approved