Trial balance là công cụ giúp người nhập liệu phát hiện được các phát sinh đúng/sai, chưa hợp lý hay nên điều chỉnh.
Nên xem Trial balance theo tháng để quản lý doanh thu, chi phí trong tháng. Theo hình trên, 1 số nhận xét như sau:
- Luôn đảm bảo quy tắc “ Doanh thu - Chi phí”: Có doanh thu của Cotton Sales ⇔ Phải có chi phí mua Cotton. Vậy nên, TK 510 - Cotton cost phải có phát sinh. Nếu chưa có ⇒ Chưa nhập. Tương tự đối với các cost center khác.
- Nếu có Debit TK đầu doanh thu, chứng tỏ có giảm giá. Click vào để biết được mình đã giảm cho cái gì & Lý do để giải trình khi Boss hỏi.
- Một số đầu tài khoản ít dùng, nếu có phát sinh lạ, phải giải trình được. Nếu không, rất có thể là điền sai tài khoản hoặc cost center. Ví dụ:
Đầu TK 632 - Không có phát sinh từ đầu năm, trong tháng 5 có phát sinh 380$, click vào để xem đó là chi phí vào việc gì. (Boss mua vé máy bay hộ Madam)