Sales Invoice ghi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra cho Customer (khách hàng). Khi Sales Invoice được ghi nhận vào hệ thống thì tài khoản Receivable cùng Income của công ty và công nợ với khách hàng sẽ được cập nhật.

Để xem danh sách Sales Invoices có thể vào Accounts > Sales Invoice:

• Có thể chọn New để tạo Sales Invoice mới hoặc có thể click vào các Invoices cũ để xem/đối chiếu
• Việc lọc các Invoices có thể dùng các bộ lọc như theo công ty, theo Cost Center, theo Customer…

Khi tạo Sales Invoice mới, sẽ có bảng khởi tạo hiện ra: Các thông số phải điền trong Purchase Invoice:

• Tiêu đề: Cần rõ ràng và theo quy định của tiêu đề để dễ phân biệt
• Ngày: Ngày để post phải theo đúng ngày thực hiện phát sinh Invoice. Chọn “Edit Posting Date and Time” để sửa cho đúng ngày.
• Customer: Phải chọn đúng Customer tương ứng với hàng hóa phát sinh. Theo quy định của ERPNext thì Customer gắn với 1 loại tiền nhất định, ví dụ USD, EUR… do đó có những supplier chấp nhận thanh toán nhiều loại tiền tệ thì phải tạo Customer với ký hiệu tiền tệ bổ sung. Ví dụ: Hantex (EUR), Hantex (USD)…
• Due Date: Ngày kết thúc hiệu lực của Invoice. Thường để là 1 tháng kể từ ngày post invoice. Cần lưu ý mục này vì hay bỏ qua ⇒ sẽ làm hệ thống hiện overdue (không sai nhưng không đẹp mắt).
• Project: Nếu là Sales Invoice gắn với Project thì bắt buộc phải đưa Project vào
• Currency: Loại tiền tệ sử dụng. Nếu như loại tiền tệ mặc định trùng với tiền tệ của công ty thì bỏ qua, nhưng nếu khác với tiền tệ mặc định thì phải chọn cho đúng loại tiền tệ dùng để giao dịch. Ví dụ: Currency mặc định của Royal Kean International là USD, nhưng hợp đồng thanh toán bằng Euro thì phải chọn EUR.
• Update Stock: đối với những mặt hàng có lưu kho như gỗ, bông, hạt điều (container) thì phải chọn Update Stock để tracking theo hàng hóa đó. Nếu là dịch vụ thì không cần Update Stock. Khi chọn Update Stock mà nếu hiện nay trong kho đang có hàng thì sẽ có bảng Serial No hiện ra để chọn như bên dưới và có thể lựa chọn đúng công hàng để bán

• Set Advances and Allocate (FIFO): nên thường xuyên tích vào ô này để hệ thống tự list ra công nợ của Supplier (do mình tạm ứng trước) và trừ thẳng vào Invoice. Nếu không tích thì phải xử lý bằng Journal Entry sau này khá phức tạp.
• More Information > Debit To: Sales Invoice khi được tạo ra sẽ gắn vào 1 tài khoản phải trả. Thông thường các tài khoản này đã được tạo mặc định từ trong quá trình khởi tạo, tuy nhiên cũng có đôi khi phải kiểm tra để chọn đúng tài khoản Receivable.

Thông tin về giá cả và các tham số khác của Sales Invoice: Trong phần giá thành của Invoice sẽ có nút Update Stock đã được lưu ở trên, tuy nhiên từng dòng thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá thành cũng phải được cập nhật chính xác và sử dụng nút mũi tên để bổ sung thêm thông tin của loại mặt hàng (Item). Như ở hình trên ta phải lưu ý các thông số sau:

• Tên hàng: cái này đã được setup từ bên ngoài
• UOM: Là đơn vị đo. Thông thường tham số này được gắn thẳng khi khởi tạo Item nên được mặc định
• Warehouse: Liên quan tới đơn vị quản lý loại hàng này. Thông thường Warehouse cũng được setup mặc định ngay khi khởi tạo Item
• Serial No: Tham số này được chọn từ bên ngoài, nhưng nếu lỡ tay tắt nó mà chưa add vào thì có thể vào đây để chọn
• Income Account và Expense Account: Đây là tài khoản để tính giá bán và giá vốn COGS. Thông thường thì các tài khoản này cũng được gắn mặc định khi khởi tạo Item
• Cost Centre: Đây là thông tin bắt buộc và cực kỳ quan trọng để phân loại hàng hóa. Cost Centre nào được dùng sẽ phụ thuộc vào công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng v.v… và phải theo quy định chung khi post.

Sau khi lưu thông tin của Sales Invoice thì có thể sửa tiêu đề của Invoice cho phù hợp với quy định và dễ nhớ. Khi đó các thông số về Invoice sẽ gồm số hiệu và tên Để thanh toán cho Sales Invoice có thể chọn Make > Payment và đưa về phần Payment Entry để thanh toán. Lưu ý là có thể thanh toán thẳng ở phần Payment Entry cũng được và có thể thanh toán nhiều Invoice cùng 1 lúc tại phần này.