Accounting ⇒ Buying ⇒ Purchase order ⇒ New Các thông số đầu tiên phải điền trong Purchase Order:

• Tiêu đề: Ghi rõ ràng, dễ hiểu và thống nhất. Tiêu đề Order chỉ có thể ghi lại khi PO với đầy đủ các thông tin bên dưới. Do vậy quy trình sẽ là Điền đầy đủ thông tin ⇒ Save ⇒ Sửa tiêu đề
• Ngày: Ngày để post phải theo đúng ngày thực hiện phát sinh Order.
• Reqd by date: Ngày yêu cầu hàng hóa, điền ngày dự tính hàng về chẳng hạn.
• Supplier: Phải chọn đúng Supplier tương ứng với hàng hóa phát sinh. Theo quy định của ERPNext thì Supplier gắn với 1 loại tiền nhất định, ví dụ USD, EUR… do đó có những supplier chấp nhận thanh toán nhiều loại tiền tệ thì phải tạo Supplier với ký hiệu tiền tệ bổ sung. Ví dụ: Banks (EUR), Banks (AED)…
• Item Code: Mã hàng hóa, thường để trùng với tên hàng hóa cho dễ theo dõi.
• Phần thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá thành cũng phải được cập nhật chính xác và sử dụng nút mũi tên để bổ sung thêm thông tin của loại mặt hàng (Item). Có thể nhập nhiều loại hàng hóa trong cùng 1 Invoice bằng cách bổ sung thêm dòng. Khi bấm vào mũi tên trỏ xuống sẽ hiện ra bảng thông tin với các thông số:

• Tên hàng: cái này đã được setup từ bên ngoài
• UOM: Là đơn vị đo. Thông thường tham số này được gắn thẳng khi khởi tạo Item nên được mặc định
• Warehouse: Liên quan tới đơn vị quản lý loại hàng này. Thông thường Warehouse cũng được setup mặc định ngay khi khởi tạo Item
• Expenses Account: Khi tạo Order thì tài khoản chi phí chưa đc ghi nhận nên chưa quan trọng, nhưng thường cũng sẽ nhảy theo tài khoản mặc định với Item. Nếu đã mặc định thì không phải điền.
• Project: Đây là thông tin rất quan trọng và phụ thuộc vào mặt hàng. Nếu như làm với Mitas thì bắt buộc phải có thông tin Project.
• Cost Centre: Đây là thông tin bắt buộc và cực kỳ quan trọng để phân loại hàng hóa. Cost Centre nào được dùng sẽ phụ thuộc vào công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng v.v… và phải theo quy định chung khi post.
• Các thông số khác không đề cập đến có thể bỏ qua hoặc cập nhật sau khi có quy định mới về posting
• Nút Save ở góc phải trên cùng để lưu Invoice (nhưng chưa Submit). Chỉ Save khi đã điền đầy đủ thông tin của Invoice.
• Chú ý: Sau khi đã tạo SO, PO thì thanh toán phải link với các SO, PO này. Tránh trường hợp tạo PO, sau đó chuyển sang PI mà lại thanh toán cho cả 2 chứng từ thì hệ thống sẽ hiện Unpaid (mặc dù công nợ vẫn đúng).