Payment Entry là thao tác thanh toán được dùng rất phổ biến đối với Sales Invoice, Purchase Invoice, Expense Claim và thuận tiện trực quan hơn là dùng Journal Entry. Payment Entry có thể link trực tiếp từ các Invoices để chỉ thanh toán cho đúng Invoice được chọn, hoặc có thể chọn để thanh toán nhiều Invoices, Expense Claim cùng một lúc.
Để xem danh sách Payment Entry có thể vào Accounts > Payment Entry:
Phương thức thanh toán cho Invoice đơn lẻ
Dù là Purchase Invoice hay Sales Invoice thì đều có nút Make > Payment ở phía góc bên phải trên. Đây là thao tác để thanh toán (cho Purchase Invoice) hoặc nhận thanh toán (cho Sales Invoice) của chính Invoice đó mà không thanh toán thành cụm nhiều Invoice. Ưu điểm của nó là giúp cho số tiền thanh toán cũng như Supplier, Customer, AP, AR khớp luôn với Invoice tương ứng.
Để thanh toán nhiều cụm Invoices khác nhau thì phải tạo New Payment Entry:
Và với mỗi New Payment Entry thì phải tự điền các thông số tài khoản tương ứng để làm lệnh thanh toán. Trong đó có 3 lựa chọn:
- Nhận thanh toán (Receive): gắn với Sales Invoice hoặc Sales Order
- Thanh toán (Pay): gắn với Purchase Invoice, Purchase Order hoặc Expense Claim
- Thanh toán nội bộ (Internal Transfer): chuyển tiền nội bộ giữa các tài khoản của công ty
Ví dụ về 1 Payment Entry thanh toán cho nhiều Purchase Invoices của Supplier
Như Payment Entry trên với đầy đủ các thông số cần điền khi post gồm:
- Payment Type (Loại thanh toán): Pay
- Posting Date (Ngày thanh toán): 05-01-2019
- Company (Công ty thực hiện thanh toán): Royal Kean International
- Đối tác (Party): Munda (đây là Payment chuẩn đã được lưu nên chỉ có Munda, tuy nhiên trên thực tế phải chọn Supplier và chọn tiếp Munda khi điền thông tin New Payment Entry)
- Account Paid From (Thanh toán từ tài khoản): 190 - Uganda (USD) Account - RKI (tài khoản số 190 của công ty Royal Kean Uganda, thuộc quản lý của RKI)
- Account Paid To (Thanh toán cho): 204 - Uganda Trade (USD) Payable - RKI (tài khoản thanh toán số 204 của Uganda thuộc quản lý của RKI)
- Amount (số tiền): 84,000 USD
- Allocate Payment Amount (Thanh toán cho các Invoices): do hình thức thanh toán thành 1 cụm, nên hệ thống tự động list các Invoices theo nguyên tắc FIFO (First In First Out), Invoice nào cũ thì thanh toán trước
- More Information: Các thông tin ghi chú
Tương tự là ví dụ về 1 Payment Entry khi nhận thanh toán của nhiều Sales Invoices từ Customer
Và ví dụ về 1 Payment Entry chuyển tiền nội bộ giữa 2 tài khoản của cùng 1 công ty
Một số lưu ý quan trọng đối với Payment Entry:
- Payment Entry không sửa được tên như Invoices hoặc Expense Claim mà nó được mặc định lưu tên của đối tượng được thanh toán. Do đó phần More Information phải được điền đầy đủ để nắm được khoản thanh toán
- Trong trường hợp thanh toán, nhận thanh toán từ/vào các tài khoản được lựa chọn là Bank thì bắt buộc phải có số hiệu Reference (xem khung reference ở ví dụ chuyển tiền nội bộ phía trên
- Một số Payment Entry gắn với Project thì cũng nên cho vào để ghi nhớ