Journal Entry (bút toán) là giao dịch cơ bản nhất của hệ thống kế toán kép (double-entry bookkeeping) tiêu chuẩn, nó phản ánh nguyên tắc vàng trong kế toán là Debit và Credit trong 1 bút toán phải cân bằng nhau, nghĩa là tiền không tự sinh ra cũng không tự mất đi mà phải được ghi nhận từ tài khoản này sang tài khoản khác.
Journal Entry có thể làm được rất nhiều việc trong hệ thống kế toán, kể cả thay thế cho Sales Invoice, Purchase Invoice, Expense Claim và Payment Entry nó cũng có thể được dùng để khởi tạo tài khoản vốn ban đầu của công ty, ghi nhận công nợ, chuyển tiền giữa các tài khoản nội bộ, bút toán liên công ty (Intercompany Entry), khấu hao (Depreciation), Credit Note, Debit Note…
Với nguyên tắc posting trên hệ thống của Royal Kean thì Journal Entry chỉ được dùng khi không thể dùng Invoices, Expense Claim hoặc Payment Entry để post, chẳng hạn như bút toán Opening Account, Intercompany Entry hoặc 1 số bút toán cân đối lại các tài khoản. Còn lại thì tránh dùng Journal Entry để tiện quản lý, tracking theo Invoices, Expense và Payment Entry.
Để xem danh sách Journal Entry có thể vào Accounts > Journal Entry:
Khi chọn New để tạo mới 1 Journal Entry thì ta sẽ thấy có rất nhiều options để lựa chọn loại bút toán là gì
1. Journal Entry bình thường
Khi post 1 Journal Entry bình thường, thông thường có thể bao gồm nhiều tài khoản tham gia với nguyên tắc cơ bản là tổng Debit bằng tổng Credit. Lưu ý là Journal bình thường này sẽ không gồm các tài khoản Intercompany (được dùng để làm giao dịch liên công ty nội bộ), hoặc Opening Entry (tài khoản khởi đầu).
Các tham số quan trọng đối với Journal Entry:
- Entry Type: loại bút toán, nếu là Journal Entry bình thường thì chọn Journal Entry, nếu là loại khác thì có thể chọn loại khác
- Post Date & Company: 2 thông số quan trọng đối với mọi loại post
- Các bút toán: đây là phần quan trọng nhất của Journal Entry. Các bút toán của các tài khoản được Debit và được Credit phải có tổng như nhau. Nếu là bút toán có dùng nhiều loại đồng tiền khác nhau thì phải tích vào Multi Currency đồng thời phải đưa tỷ giá chính xác. Các tài khoản Receivable và Payable thông thường phải có Party liên quan là ai (ví dụ: Customer, Supplier, Employee).
- Remark: trong nhiều trường hợp thì tiêu đề không đủ giải thích toàn bộ Journal Entry đó thì bổ sung bằng Remark
2. Opening Entry
Là tài khoản ban đầu của công ty, hoặc tài khoản chốt 1 giai đoạn nào đó trong hoạt động của công ty nếu ta chuyển từ hệ thống kế toán này sang hệ thống khác mà không muốn nhập lại số liệu từ đầu. Việc sử dụng Opening Entry có thể làm ở tất cả các tài khoản nhưng có thể đơn giản hóa bằng việc mở đầu tài khoản tiền mặt và gắn với tài khoản Equity/Capital của công ty.
