Item được xác định là hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty, nằm trong các hoạt động kinh doanh và chi phí. Mỗi Item có các đặc trưng riêng của nó và được phân loại theo Nhóm Item (Item Group) để xác định đây là loại Item về dịch vụ, nguyên liệu đầu vào hay sản phẩm hoàn thiện. Thông thường, mỗi đầu chi phí sẽ gắn với 1 hoặc 1 vài Items, do đó, có bao nhiêu đầu chi phí thì phải tạo ra tương ứng ít nhất từng ấy items.

Ngoài ra mỗi loại Item có thể xác định loại để mua, để bán hay mua rồi bán để sau phân loại cho phù hợp.

Các thông số quan trọng của Item:

• Sales Invoices/Purchase Invoices: Thông thường Item bao giờ cũng nằm trong giao dịch có Invoice (phân biệt với Expense Claim là không có Invoice). Do vậy khi kiểm tra 1 Item ta có thể thấy số lượng Sales Invoices hoặc Purchase Invoices mà nó liên quan. Nếu Item nào chỉ để bán thì nó chỉ có Sales Invoice, nếu Item nào chỉ để mua thì nó chỉ có Purchase Invoice, nếu Item có cả bán lẫn mua thì nó có cả 2 loại Invoices.
• Item Name: Tên Item
• Maintain Stock: Đối với từng loại Item cần phải xác định đó là Item dạng vật chất có lưu kho, loại lưu kho nhưng qua quá trình sản xuất hay là dịch vụ. Nếu có Maintain Stock tức là loại Item có lưu kho, sản phẩm hữu hình cần quản lý. Nếu vô tình tích vào đây thì khi làm invoice, sẽ không chọn được các đầu chi phí khác, mà hệ thống sẽ tự động đưa về TK 281 - Stock Received (EUR) - RKI.
• Item Group: được phân loại theo nhóm để tiện quản lý
• Default Unit of Measure: dùng đơn vị đo là gì
• Has Serial No.: Cái này được sử dụng khi 1 loại Item được bán đi bán lại nhiều lần và phân loại bằng mã vạch hoặc số hiệu (container). Cái này cần có để tránh nhầm lẫn
• Sales, Purchase, Accountint Defaults: Các tài khoản doanh thu và chi phí gắn với từng công ty và với Item (xem hình bên dưới)
• Is Sales Item: là Item để bán
• Is Purchase Item: là Item để mua

Chú ý: Một số Item được lập ra do không tạo được Purchase invoice (VD lương của 1 nhân viên RKI nhưng trả bằng EUR, mà Expense Claim mặc định theo Currency chính của công ty, nên phải tạo Item. Những Item như thế thuộc loại Item chỉ để mua. Khi khởi tạo chú ý phải đặt Default account chi phí đúng để khi tạo Invoice sẽ tự động cập nhật lên)