Expense Claim được sử dụng trong các chi tiêu nội bộ của công ty, mọi loại chi phí do bất kỳ nhân sự nào chi ra đều được đưa thành Expense Claim.

Nguyên tắc sẽ là thay vì sử dụng Purchase Invoice để thanh toán 1 chi phí nào đó thì ERPNext sẽ yêu cầu chi phí đó bắt buộc phải liên quan tới 1 nhân sự nào đó trong công ty (hoặc là người trực tiếp chi, hoặc là người quyết định chi). Chính vì vậy các hệ thống kế toán khác có thể sử dụng Item hoặc Expense đưa vào Invoice hoặc Bill để thanh toán thì với ERPNext tất cả phải đưa thành Expense Claim và gắn với nhân sự.

Một góc độ khác, những chi phí bình thường làm invoice, nhưng nếu không cần thiết phải theo dõi nhà cung cấp hoặc item, thì có thể làm Expense Claim. Phải hiểu là Expense Claim và Purchase Invoice đều trả về các tài khoản chi phí nhưng Expense Claim thì không tracking được nhà cung cấp.

Để xem danh sách Expense Claim có thể vào Human Resources > Expense Claim:

• Có thể chọn New để tạo Expense Claim mới hoặc có thể click vào các Expense cũ để xem/đối chiếu
• Việc lọc các Expense Claim có thể dùng các bộ lọc như theo công ty, theo Cost Center, theo Employee…

Chính vì việc các chi phí nội bộ cần phải liên quan tới nhân sự và không dính tới Invoice (phải có Item), do đó các Expense được gắn với các Expense Type được đăng ký riêng trong hệ thống. Dưới đây là danh sách các Expense Claim Type: Mỗi Expense Claim Type sẽ gắn với đầu tài khoản được đăng ký chi phí từ đầu để khi “Claim” tiền sẽ được ghi nhận vào đầu chi phí đó: Chẳng hạn như trên ta sẽ thấy phần chi phí đi lại của nhân viên đối với mỗi công ty đều được ghi nhận vào tài khoản 633 - Wokers Transportation của từng công ty. Do các công ty đều tương tự nhau khi đánh số tài khoản, nên đuôi tài khoản sẽ có thêm VNS hoặc RKI để phân biệt các công ty.

Khi tạo Expense mới, sẽ có bảng khởi tạo hiện ra: Chúng ta cần phải lưu ý các thông số quan trọng của Expense sau:

• From Employee: phải có nhân sự của công ty chịu trách nhiệm về Expense này
• Expense Approver: ai là người duyệt chi phí này. Thông thường vì đây là hệ thống ERP, nên Expense do nhân sự nào thì người đó chịu trách nhiệm post, còn người duyệt là sếp. Nếu sếp hoặc kế toán post hộ nhân viên thì tự duyệt luôn.
• Approval Status: Trạng thái duyệt. Nếu sếp hoặc kế toán post thì đổi thành trạng thái Approved
• Danh mục các chi phí: mỗi chi phí 1 dòng và gồm các thông số: ngày chi, loại chi phí (theo Expense Claim Type), ghi chú, số tiền
• Posting Date: ngày “claim” tiền.
• Remark: Vì 1 tiêu đề của Expense Claim không thể mô tả hết, nên có thể làm list chi phí ở phần Remark
• Company: đây là thông số quan trọng vì chi phí ở công ty nào ghi nhận vào công ty đó
• Payable Account: cần chọn tài khoản phải trả phù hợp.
• Cost Centre: thông số này phải được chọn phù hợp với loại Expense được post
• Advance Payment: Trong trường hợp nhân viên đó đã lấy trước tiền thì phần tạm ứng đó sẽ được đối chiếu để trừ đi vào Expense Claim

Nếu công ty với số lượng nhân viên không nhiều thì có thể làm trực tiếp Expense Claim là lương của từng người. Cái này để giúp việc post chi phí linh hoạt hơn vì mức lương có thể thay đổi (thưởng phạt) và gắn trực tiếp với từng người cũng như không phải sử dụng Journal Entry như việc dùng Payroll

Lưu ý rằng Expense Claim gắn với Currency chính của Company. Do đó, khi nhân sự thanh toán bằng currency khác, thì không thực hiện được trong expense claim, mà phải khởi tạo 1 Purchase invoice mới có Supplier có currency đó. VD như Mr Tom thanh toán tiền khách sạn bằng đồng AED từ TK 111. Masreq tại Dubai, thì có thể tạo một Purchase invoice mới có Supplier có currency là AED để thanh toán. Còn nếu vẫn muốn thực hiện qua Expense Claim thì phải quy đổi sang $, sau đó khi thanh toán đi thì trả từ TK AED ( do đó sẽ có chênh lệch tỷ giá).