Chi phí hoãn lại/ Chi phí chờ kết chuyển (Deferred Expense) là các chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận lên báo cáo lãi lỗ.
Chi phí này được ghi nhận như một tài sản cho đến khi hàng hóa hoặc dịch vụ cơ bản được tiêu thụ; tại thời điểm đó, chi phí hoãn lại mới được tính vào chi phí. Ban đầu, vì được ghi nhận dưới dạng tài sản nên nó sẽ chỉ xuất hiện trên bảng cân đối kế toán mà không xuất hiện trên báo cáo lãi lỗ. Chỉ khi thực hiện thao tác kết chuyển (tự động hoặc kết chuyển tay) thì nó mới ảnh hưởng lên báo cáo lãi lỗ và làm giảm lợi nhuận.
Dưới đây là các bước thực hiện bút toán này:
Cấu hình Deferred Account
Tìm kiếm Accounts Setting:
- Book deferred entries base on : Days/Months : Lựa chọn phân bổ tài khoản hoãn lại theo ngày hay tháng. VD chi phí thuê văn phòng là 12,000$ cho 12 tháng thì chọn book theo Month, chi phí mỗi tháng sẽ là 1000$, còn nếu book theo ngày, chi phí sẽ có độ chênh nhỏ giữa tháng có 30 ngày và tháng có 31 ngày.
- Automatically Process Deferred Accounting Entry: Trong trường hợp bạn không muốn các bút toán hoãn lại được đăng tự động, bạn có thể tắt cài đặt này. Nếu cài đặt này bị tắt, kế toán hoãn lại sẽ phải được xử lý theo cách thủ công bằng Xử lý kế toán hoãn lại (Process Deferred Accounting). Ngược lại, khi chế độ Auto này được tích chọn thì bạn không thể phân bổ thủ công bằng Process Deferred Accounting được.
- Book Deferred Entries Via Journal Entry: Theo mặc định, chi phí hoãn lại đối với hóa đơn được đăng trực tiếp vào General Entry (Sổ cái). Tích chọn để book số tiền trả chậm này qua sổ nhật ký. Khi không tích chọn mục Automatically… thì sau khi tạo Process Deferred Accounting, hệ thống sẽ tự sinh các bút toán phân bổ qua Journal Entry như sau:
- Submit Journal Entry: Khi tích chọn Book Deferred Entries Via Journal Entry thì hệ thống sẽ cho lựa chọn Submit Journal Entry hoặc không. Nếu chọn thì các bút toán phân bổ tại Journal Entry sẽ tự sinh. Nếu không chọn thì các bút toán tại Journal Entry sẽ được hệ thống sinh dưới dạng Draft và cần User chọn submit.
Sử dụng Deferred Account
Kích hoạt Item
Trước hết, cần lựa chọn Item (Hàng hóa/dịch vụ) nào muốn được hạch toán dưới dạng chi phí hoãn lại và kích hoạt tính năng này của nó.
- Enable Deferred Expense: Kích hoạt chức năng tài khoản hoãn lại ⇒ ERP nhận diện đây là 1 loại hàng hóa/dịch vụ có chi phí phân bổ dần.
- Deferred Expense Account: Lựa chọn tài khoản Stock/Service Received but not billed mà bạn đã tại tại COA. Nếu chưa tạo, thì bổ sung thêm 1 tài khoản tài sản và chọn Type là Stock/Service Received but not billed.
- No.of Month: Điền số tháng phân bổ. Thường là 1 năm. Nếu phân bổ thủ công qua Process Deferred Accounting thì không cần điền.
Tạo Purchase Invoice
Tạo 1 purchase invoice như bình thường, lưu ý trong chi tiết của Item:
- Deferred Expense Account: Chọn tài khoản deferred
- Service Stop Date: Ngày dịch vụ dừng (Chi phí sẽ chỉ phân bổ từ thời điểm lập invoice đến ngày này).
- Service Start Date: Ngày bắt đầu tính chi phí
- Service End Date: Ngày kết thúc tính chi phí
Phân bổ tự động hoặc tạo quy tắc phân bổ
1. Phân bổ tự động
Xem lại phần này vì khi tích chọn Accounts Setting ⇒ Deferred Accounting Settings ⇒ Automatically Process Deferred Accounting Entry ⇒ Khi lập Invoice thì hệ thống ghi nhận lên Accounting Ledger nhưng chưa thấy hệ thống tự động phân bổ thành chi phí. Không rõ bút toán ghi nhận chi phí được tạo ra vào cuối tháng hay ntn?
2. Tạo quy tắc phân bổ
Muốn phân bổ thủ công thì không được tích chọn “Automatically Process Deferred Accounting Entry” tại Accounts Settings. Từ hộp thoại tìm kiếm, gõ “Process Deferred Accounting List”:
Chú ý:
- Service Start Date: Ngày bắt đầu tính chi phí. ERP sẽ tính toán theo số ngày thực tế nếu tại Accounts Settings đang để chọn phân bổ theo ngày. VD bắt đầu từ 15/4 thì tháng 4 chỉ có 15 ngày đc tính chi phí. Do đó muốn chia đều theo tháng thì Accounts Settings phải chọn Months.
- Service End Date: Tương tự như Start Date.