Table of Contents
Chart of Accounts (danh mục tài khoản) là xương sống của mọi công ty và có vai trò cốt lõi để đánh giá sức khỏe công ty gồm: Giá trị công ty, Khoản phải thu phải trả, Doanh thu & Chi phí, Lãi lỗ, Các chỉ số quan trọng trong kinh doanh… Khi khởi tạo công ty, ngay lập tức phải tạo Chart of Accounts.
Chart of Accounts của ERPNext không dùng chung được giữa các công ty mà bắt buộc phải quản lý từng Chart of Accounts cho từng công ty. Tuy nhiên có thể copy Chart of Accounts sang công ty mới khởi tạo để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý.
1. Cấu trúc Chart of Accounts
Chart of Accounts được phân loại thành 6 danh mục lớn (dùng tương tự đối với các công ty) bao gồm:
- Đầu 1: Assets (Cash, Bank, Accounts Receivable, Inventory, Fixed Assets)
- Đầu 2: Liabilities (Accounts Payable, Short-term/Long-term Liabilities)
- Đầu 3: Equity (Capital, Dividends, Retain Earnings)
- Đầu 4: Income (Sales Income, Commission & Services)
- Đầu 5: Cost of Goods Sold (COGS, Documents, Freight)
- Đầu 6: Expenses (Company Expenses, BoD Expenses, Team Expenses)
Một số quy ước để thuận tiện khi dùng Chart of Accounts:
- Đầu 10: thường dùng cho Accounts Receivable
- Đầu 11-13: thường dùng cho Cash và Bank
- Đầu 16: Inventory
- Đầu 19: Intercompany Receivable
- Đầu 20-22: thường dùng cho Accounts Payable
- Đầu 23 trở đi: dùng cho Liabilities
- Đầu 29: Intercompany Payable
- Đầu 4 & 5 là Income & COGS cần tương ứng với nhau về số để thuận tiện cho việc xuất báo cáo
- Đầu 60: Chi phí dịch vụ cho công ty (nói chung) như: thuế, phí, dịch vụ, trượt tỷ giá
- Đầu 61 (nếu có): Các chi phí duy trì văn phòng, marketing
- Đầu 62: Chi phí cho Ban giám đốc
- Đầu 63: Chi phí cho nhân viên
- Đầu 64: Chi phí thuê kho bãi, máy móc
- Đầu 67: Các chi phí khác
Ví dụ về Chart of Accounts của công ty Royal Kean International
| Number | Account | Description | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 - Assets | |||||
| 10 | Receivable | Các tài khoản phải thu của toàn công ty | |||
| xxx | Company (AED) Receivable | Tài khoản phải thu công ty (AED) | |||
| xxx | Company (USD) Receivable | Tài khoản phải thu công ty (Không liên quan đến mảng Trading hoặc Transpass hoặc phát sinh rất không thường xuyên | |||
| xxx | Transpass Receivable | Tài khoản phải thu Transpass | |||
| xxxx | Mitas (USD) Receivable | TK phải thu Mitas | |||
| xxxx | Mitas (EUR) Receivable | TK phải thu Mitas | |||
| xxxx | Emrah (USD) Receivable | TK phải thu Emrah | |||
| xxxx | TNC (USD) Receivable | TK phải thu TNC | |||
| xxx | Trading (USD) Receivable) | Tài khoản phải thu mảng Trading | |||
| xxxx | Wood (USD) Receivable | Phải thu gỗ | |||
| xxxx | Cotton (USD) Receivable | Phải thu bông | |||
| 11 | Bank Accounts | Tài khoản ngân hàng công ty | |||
| xxx | Bank (AED) Accounts | Các tài khoản ngân hàng (AED) | |||
| xxxx | Bank (AED) FAB | Tài khoản tiền AED tại First AbuDhabi Bank | |||
| xxxx | Bank (AED) DIB | Tài khoản tiền AED tại Dubai Islamic Bank | |||
| xxxx | Bank (AED) AJB | Tài khoản tiền AED tại Ajman Bank | |||
| xxx | Bank (USD) Accounts | Các tài khoản ngân hàng (USD) | |||
| xxxx | Bank (USD) FAB | Tài khoản tiền (USD) tại First AbuDhabi Bank | |||
| xxxx | Bank (USD) DIB | Tài khoản tiền (USD) tại Dubai Islamic Bank | |||
| xxxx | Bank (USD) AJB | Tài khoản tiền (USD) tại Ajman Bank | |||
| xxxx | Currenxie (USD) | Tài khoản tiền (USD) tại Currenxie | |||
| xxx | Bank (EUR) Accounts | Các tài khoản ngân hàng (EUR) | |||
| xxxx | Bank (EUR) FAB | Tài khoản tiền (EUR) tại First AbuDhabi Bank | |||
| xxxx | Bank (EUR) DIB | Tài khoản tiền (EUR) tại Dubai Islamic Bank | |||
| xxxx | Bank (EUR) AJB | Tài khoản tiền (EUR) tại Ajman Bank | |||
| xxxx | Currenxie (EUR) | Tài khoản tiền (EUR) tại Currenxie | |||
| xx | Intercompany Receivable | Các tài khoản phải thu liên công ty | |||
| 2 - Liabilities | |||||
| xx | Accounts Payable | Các tài khoản phải trả công ty | |||
| xxx | Company (AED) Payable | Tài khoản phải trả công ty (AED) | |||
| xxx | Company (USD) Payable | Tài khoản phải trả công ty (USD) | |||
| xxx | Transpass Payable | Tài khoản phải trả Transpass | |||
| xxx | Trading Payable | Tài khoản phải trả Trading | |||
| xx | Intercompany Payable | Các tài khoản phải trả liên công ty | |||
| xxx | MT (USD) Payable | Các tài khoản phải trả MT | |||
| 3 - Equity | |||||
| xx | Owner Equity | Vốn chủ sở hữu | |||
| xx | Retained Earnings | Lợi nhuận giữ lại | |||
| 4 - Income | |||||
| xx | Company Income | Doanh thu công ty | |||
| xx | Transpass Income | Doanh thu mảng Transpass | |||
| xxx | Mitas Sales | Doanh thu Mitas | |||
| xxx | Emrah Sales | Doanh thu Emrah | |||
| xxx | TNC Sales | Doanh thu TNC | |||
| xx | Trading Income | Doanh thu mảng Trading | |||
| xxx | Wood Sales | Doanh thu gỗ | |||
| xxx | Cotton Sales | Doanh thu Cotton | |||
| 5 - COGS | |||||
| xx | Company COGS | Giá vốn các mảng khác | |||
| xx | Transpass COGS | Giá vốn mảng Transpass | |||
| xxx | Mitas COGS | Giá vốn Mitas | |||
| xxx | Emrah COGS | Giá vốn Emrah | |||
| xxx | TNC COGS | Giá vốn TNC | |||
| xx | Trading COGS | Giá vốn mảng Trading | |||
| xxx | Wood COGS | Giá vốn gỗ | |||
| xxxx | Wood Cost | Giá vốn gỗ | |||
| xxxx | Agent & Documents | Chi phí Agent & Docs | |||
| xxx | Cotton COGS | Giá vốn Cotton | |||
| 6 - Expense | |||||
| xxx | Company Tax & Agent Fee | Thuế và phí trả cho Agent (Bao gồm cả phí thuê vp) | |||
| xxx | Bank Charges | Phí Ngân hàng | |||
| xxx | Office Rent | Phí thuê TK NH | |||
| xxx | Salary & Allowance | Lương & Thưởng | |||
| xxx | Office expenses | VPP và chi phí cho văn phòng | |||
| xxx | Marketing expenses | Chi phí marketing | |||
| xxx | Travel expense | Chi phí đi lại | |||
| xxx | Outsource fee | Chi phí thuê ngoài | |||
| xxx | Exchange Gain/Loss | Lãi lỗ tỷ giá | |||
| xxx | Other fees | Các chi phí khác | |||
Theo ký hiệu ở ví dụ trên thì Dr là Debit, còn Cr là Credit để thay cho ký hiệu tiền dương hay âm
Thông qua Chart of Accounts có thể xuất ra các báo cáo quan trọng sau (có sẵn trong phần Accounts > Accounting Statements:
- Balance Sheet: Đánh giá tài sản/giá trị công ty. Dựa theo các đầu tài khoản 1,2,3
- Profit and Loss: Đánh giá lãi/lỗ của công ty. Dựa theo các đầu tài khoản 4,5,6
- Cash Flow: Đánh giá dòng tiền (turnover) của công ty dựa vào lưu lượng tiền ra vào.
2. Tạo Account nằm trong Chart of Accounts
Việc tạo Account (tài khoản) nằm trong Chart of Accounts sẽ căn cứ vào nhiệm vụ của tài khoản đó để sắp xếp nó hợp lý. Cấu trúc Chart of Accounts của ERPNext chia thành các Root là 6 danh mục lớn (Assets, Liabilities, Equity, Income, COGS, Expenses) đều là dưới dạng 1 nhóm các tài khoản, bên dưới có thể xếp thành các Nhóm (thư mục) nhỏ hơn để phân loại được dễ dàng hơn. Khi khởi tạo tài khoản nằm trong Root hoặc Nhóm nào thì có thể chọn nhóm đó và click “Add child” để về trang khởi tạo:
Các thông số cơ bản của Account sẽ gồm:
- Account Name (Tên): Để nắm được vai trò của tài khoản (là dòng chữ to tiêu đề ở trên cùng)
- Account Number (Số hiệu): để sắp xếp tài khoản theo thứ tự dễ theo dõi hơn
- Parent Account (Nhóm): tài khoản này thuộc Nhóm nào
- Company (Công ty): tài khoản của công ty nào. Khi tài khoản thuộc công ty nào thì hệ thống sẽ tự gán tên viết tắt của công ty đó ở đuôi tài khoản
- Root Type (Danh mục gốc): tài khoản thuộc nhóm nào trong 6 danh mục chính
- Account Type (Loại tài khoản): Thuộc loại tài khoản gì
- Frozen (Đóng băng): Tài khoản có bị đóng băng không?
- Report Type (Nhóm báo cáo): Nếu là đầu 1,2,3 sẽ thuộc về Balance Sheet, nếu là 4,5,6 sẽ thuộc về Profit & Loss
- Currency (Tiền tệ): đây là thông số rất quan trọng và hay bị quên khi khởi tạo.
- Inter Company Account (Tài khoản liên công ty): Đây là phải là tài khoản để ghi nhận các giao dịch nội bộ giữa các công ty với nhau hay không?
Trong đa số các trường hợp làm việc, khi có các báo lỗi xảy ra đối với tài khoản (ví dụ thiếu Supplier, Customer, Employee) hoặc Credit/Debit thì đa số là do các tham số khởi tạo tài khoản có lỗi hoặc chưa phù hợp.
3. Upload Chart of Accounts
- Có thể upload CoA từ file csv bên ngoài lên ERPNext, tuy nhiên phải có mẫu template chuẩn để upload được chuẩn.
- File csv sẽ được upload lên server dưới đường dẫn: /home/frappe/frappe-bench/sites/site1.local/private/files
- CoA của ERPNext không xử lý được tiếng Việt mã hóa theo UTF-8, nên chỉ có thể upload được tiếng Việt không dấu, sử dụng cho công ty mẹ và sau đó dùng cho các công ty con. Việc đổi sang tiếng Việt có dấu chỉ có thể thực hiện được trực tiếp trên ERPNext
- CoA của công ty mẹ nếu sau này upload bản khác sẽ không ảnh hưởng tới công ty con, tuy nhiên nếu sửa account trực tiếp trên ERP thì công ty con cũng thay đổi theo
